Tapahtumailmoittautumisten synkronointi Dynamics 365:een ja Customer Insights - Journeysiin

Tapahtumista syntyy tietoa, jota CRM tarvitsee: kuka ilmoittautui, kuka tuli, mihin ohjelmaosuuksiin hän osallistui ja keitä kävijöitä tiimisi tapasi osastolla. Monessa tiimissä sen saaminen Dynamics 365:een tarkoittaa CSV-vientiä tapahtuman jälkeen ja päivän työtä kaksoiskappaleiden siivoamisessa.

AttendBeacon-tapahtuma-alusta toimii yhdessä Dynamics 365:n ja Customer Insights - Journeysin kanssa. Se pitää ympäristösi ajan tasalla sitä mukaa kuin ilmoittautumisia tulee. Yhteys kulkee Dataverse Web API:n kautta omalla sovelluksen rekisteröinnilläsi. Dynamics 365 on Microsoftin tuote; AttendBeacon on itsenäinen tapahtuma-alusta.

Mitä Dynamics 365:een saapuu

Sinä valitset, mitä kirjoitetaan. Yhteystesti lukee ympäristösi ja tarjoaa vain sen, mitä siinä on.

• Yhteyshenkilöt ja AttendBeacon-toiminta. Jokaisesta ihmisestä tulee yhteyshenkilö, tai hänet yhdistetään olemassa olevaan. Yhteyshenkilön aikajanalle tuleva muistiinpano kirjaa jokaisen ilmoittautumisen, peruutuksen, saapumisen kirjauksen ja ohjelmaosuuteen osallistumisen. Tämä tila käyttää vain vakiotaulukoita, joten se toimii missä tahansa ympäristössä.
• Tapahtumanhallinnan taulukot. Jos ympäristössäsi on Customer Insights - Journeysin tapahtumanhallinnan taulukot, tapahtuma, sen ohjelmaosuudet, ilmoittautumiset ja saapumisen kirjaukset kirjoitetaan niihin. Segmentit ja matkat voivat silloin käyttää niitä omien tietojensa tavoin. Peruttu lippu tekee ilmoittautumisesta passiivisen.
• Reaaliaikaisten matkojen käynnistimet. Jos olet luonut mukautettuja käynnistimiä Customer Insights - Journeysissa, jokainen signaali voi laukaista yhden: ilmoittautunut, peruttu, saapuminen kirjattu tai liidi kerätty. Markkinoijasi voivat aloittaa niistä matkoja. Peruutus päättää vain kyseisen lipun matkan.
• Liidit. Kävijät, jotka suostuivat jakamaan tietonsa sponsorille, voivat saapua Dynamicsin liideinä valitsemiltasi sponsoreilta, tapahtumakohtaisesti. Jokainen liidi luodaan kerran, arviointeineen ja liidin lähteenä Trade Show. Sen jälkeen se kuuluu myyntitiimillesi. Myöhemmät muutokset tapahtuman puolella eivät koskaan korvaa heidän työtään.

Miten kaksoiskappaleet vältetään

Kaksoiskappaleet ovat tärkein syy siihen, ettei tapahtumatietoihin luoteta CRM:ssä. Yhteys käsittelee niitä huolellisesti:

• Yhteyshenkilöt yhdistetään sähköpostiosoitteen perusteella, kaikista kolmesta sähköpostisarakkeesta.
• Uudet yhteyshenkilöt kulkevat omien kaksoiskappaleiden tunnistussääntöjesi läpi. Kaksoiskappaleesta ilmoitetaan, jotta ihminen voi yhdistää sen.
• Passiivisesta osumasta ei tehdä kaksoiskappaletta. Sinua pyydetään aktivoimaan tai yhdistämään se.
• Sinulla jo olevat arvot säilyvät, ellet valitse niiden korvaamista määrityksissä. Sarakkeita ei koskaan tyhjennetä.
• Yritys linkitetään täsmälleen samannimiseen asiakkaaseen, kun sellaisia on täsmälleen yksi. Asiakkaita ei koskaan luoda.

Ennen yhdistämistä

Dynamics 365 -järjestelmänvalvojasi tekee muutaman asian kerran. Työtila näyttää samat vaiheet kohdassa Näin yhdistät.

1. Rekisteröi sovellus Microsoft Entra -hallintakeskuksessa. Valitse vain tämä organisaatiohakemisto, ilman uudelleenohjaus-URI:a. Kopioi sovelluksen (asiakasohjelman) tunnus ja hakemiston (vuokraajan) tunnus.
2. Anna sille tunnistetieto. Varmennetta suositellaan; asiakasohjelman salaisuuskin toimii. Kirjaa ylös, milloin se vanhenee.
3. Luo käyttöoikeusrooli ympäristöön Power Platform -hallintakeskuksessa. Se tarvitsee työtilassa luetellut oikeudet: yhteyshenkilöt, asiakkaat ja muistiinpanot sekä synkronoitavista tiedoista riippuen liidit ja kampanjat, tapahtumanhallinnan taulukot ja lukuoikeuden käynnistimiin.
4. Luo sovelluskäyttäjä sovellukselle päätason liiketoimintayksikköön tällä roolilla. Se ei tarvitse lisenssiä.
5. Valinnainen: luo mukautetut käynnistimet Customer Insights - Journeysissa ja viimeistele ne, kunnes ne ovat käyttövalmiita.
6. Kopioi ympäristön URL-osoite, kuten https://contoso.crm4.dynamics.com.

Sovelluksen rekisteröinti ei tarvitse API-käyttöoikeuksia. Tuotavaa ratkaisua ei ole, eikä taulukoihisi tehdä muutoksia.

Yhdistäminen

Avaa työtilassa Integraatiot ja valitse Dynamics 365. Ohjatussa toiminnossa on kuusi vaihetta.

1. Ympäristö: URL-osoite, vuokraaja, asiakasohjelma ja tunnistetieto.
2. Testi: näyttää, mitä tiloja ympäristösi tukee.
3. Mitä synkronoidaan: yhteyshenkilöt ja toiminta, tapahtumanhallinnan taulukot, käynnistimet ja liidit.
4. Määritys: mikä arvo menee minnekin ja saako Dynamicsissa jo olevan arvon korvata.
5. Tapahtumat: uudet tapahtumat synkronoidaan oletuksena. Valitse, mitkä olemassa olevat tapahtumat otetaan mukaan. Ennen yhdistämistä tapahtunut lähetetään vain, kun pyydät sitä toiminnolla Lähetä kaikki nyt.
6. Suostumus: katso seuraava osio.

Suostumus ja GDPR

Olet osallistujiesi tietojen rekisterinpitäjä, ja tapahtuma-alusta käsittelee niitä puolestasi. Ilmoittautumisten lähettäminen omaan CRM:ääsi tapahtuman järjestämistä varten on sinun päätöksesi, ja tietosuojaselosteesi on kerrottava siitä. Mitään ei synkronoida, ennen kuin järjestelmänvalvoja vahvistaa sen.

Voit mennä pidemmälle ja vaatia tapahtumakohtaisen suostumuskysymyksen. Ilman rastia henkilöä ei lähetetä. Talkoolaisten lippuja ja nimeämättömiä tiimipaikkoja ei koskaan lähetetä.

Markkinointilupa on erillinen asia. Se on Customer Insights - Journeysin suostumusasetusten tehtävä. Tapahtuma-alusta ei kirjaa markkinointisuostumusta Dynamicsiin, mutta voit määrittää suostumusvastauksen valitsemaasi sarakkeeseen.

Liidit kuuluvat sponsorille. Ne saapuvat CRM:ääsi vain valitsemiltasi sponsoreilta ja vain niin kauan kuin kävijä vielä jakaa tietonsa. Kun hän lopettaa, mitään ei enää lähetetä.

Kun synkronointi on käynnissä

Muutokset lähtevät sitä mukaa kuin niitä tapahtuu. 30 sekunnin välein tehtävä läpikäynti poimii kaiken muun, kuten tiskillä korjatun nimen. Jos Dynamics pyytää hidastamaan, yhteys odottaa niin kauan kuin Dynamics sanoo.

Epäonnistunutta tietuetta yritetään uudelleen enintään kahdeksan kertaa noin vuorokauden aikana. Sen jälkeen se näytetään CRM:n oman virheilmoituksen ja Yritä uudelleen -painikkeen kanssa. Jokaisen osallistujan CRM-tila näkyy työtilassa, ja siinä on Synkronoi uudelleen.

Tunnistetiedot säilytetään avainholvissa, ei koskaan tietokannassa. Yhteyden katkaiseminen pysäyttää synkronoinnin heti ja poistaa tunnistetiedot.

Testaa ennen tapahtumaa

Yhdistä ensin testi- tai hiekkalaatikkoympäristö. Sitten:

1. Ilmoita kaksi tai kolme testiosallistujaa ja peru yksi.
2. Kirjaa yhden saapuminen ovella ja skannaa liidi testiosastolla.
3. Avaa jokainen tietue Dynamics 365:ssä ja tarkista, mitä saapui ja minne.
4. Laukaise käynnistin, jos käytät niitä, ja katso, kun matka alkaa.
5. Poista testitietueet.

Tapahtuma-alustan luomien liidien kuvauksessa kerrotaan siitä, ja sen aikajanan muistiinpanot päättyvät tekstiin Created by AttendBeacon. Sen luomissa yhteyshenkilöissä on nuo muistiinpanot. Siksi ne on helppo löytää ja poistaa.

Muut CRM-järjestelmät

Sama toimintatapa toimii Salesforcen, HubSpotin, Pipedriven ja Zoho CRM:n kanssa. Katso kaikki integraatiot.