Los eventos generan datos que tu CRM necesita: quién se inscribió, quién vino, a qué sesiones asistió y a qué visitantes conoció tu equipo en un estand. En muchos equipos, llevar eso a Dynamics 365 supone exportar un CSV después del evento y pasar un día limpiando duplicados.
La plataforma de eventos AttendBeacon funciona con Dynamics 365 y Customer Insights - Journeys. Mantiene tu entorno al día mientras llegan las inscripciones. Se conecta mediante la API web de Dataverse, con un registro de aplicación que es tuyo. Dynamics 365 es un producto de Microsoft; AttendBeacon es una plataforma de eventos independiente.
Qué llega a Dynamics 365
Tú eliges qué se escribe. La prueba de conexión lee tu entorno y solo ofrece lo que tiene.
- Contactos y actividad de AttendBeacon. Cada persona se convierte en un contacto o se vincula a uno existente. Una nota en la escala de tiempo del contacto registra cada inscripción, cancelación, registro de entrada y sesión a la que asistió. Este modo solo usa tablas estándar, así que funciona en cualquier entorno.
- Tablas de gestión de eventos. Si tu entorno tiene las tablas de gestión de eventos de Customer Insights - Journeys, el evento, sus sesiones, inscripciones y registros de entrada se escriben ahí. Así, los segmentos y recorridos pueden usarlos como propios. Una entrada cancelada desactiva su inscripción.
- Desencadenadores de recorridos en tiempo real. Si has creado desencadenadores personalizados en Customer Insights - Journeys, cada señal puede activar uno: inscrito, cancelado, entrada registrada o contacto comercial captado. Tu equipo de marketing puede iniciar recorridos a partir de ellos. Una cancelación solo termina el recorrido de esa entrada.
- Clientes potenciales. Los visitantes que aceptaron compartir sus datos con un patrocinador pueden llegar como clientes potenciales de Dynamics, para los patrocinadores que elijas en cada evento. Cada cliente potencial se crea una sola vez, con su valoración y el origen Trade Show. A partir de ahí, pertenece a tu equipo de ventas. Los cambios posteriores en el evento nunca sobrescriben su trabajo.
Cómo evita los duplicados
Los duplicados son el principal motivo por el que no se confía en los datos de eventos dentro de un CRM. La conexión los cuida:
- Los contactos se vinculan por dirección de correo, en las tres columnas de correo.
- Los contactos nuevos pasan por tus propias reglas de detección de duplicados. Un duplicado se notifica para que una persona lo combine.
- Una coincidencia inactiva no se duplica. Se te pide que la reactives o la combines.
- Los valores que ya tienes se conservan, salvo que elijas reemplazarlos en la asignación. Las columnas nunca se vacían.
- Una empresa se vincula a la cuenta con exactamente ese nombre, cuando hay exactamente una. Nunca se crean cuentas.
Antes de conectar
Tu administrador de Dynamics 365 hace unas cuantas cosas una sola vez. El espacio de trabajo muestra los mismos pasos en Cómo conectar.
- Registra una aplicación en el Centro de administración de Microsoft Entra. Elige solo este directorio organizativo, sin URI de redirección. Copia el identificador de la aplicación (cliente) y el identificador del directorio (inquilino).
- Dale una credencial. Se recomienda un certificado; un secreto de cliente también sirve. Anota cuándo caduca.
- Crea un rol de seguridad en el entorno, en el Centro de administración de Power Platform. Necesita los privilegios que se indican en el espacio de trabajo: contactos, cuentas y notas, además de clientes potenciales y campañas, las tablas de gestión de eventos y acceso de lectura a los desencadenadores, según lo que sincronices.
- Crea un usuario de aplicación para la aplicación, en la unidad de negocio raíz, con ese rol. No necesita licencia.
- Opcional: crea desencadenadores personalizados en Customer Insights - Journeys y complétalos hasta que estén listos para usarse.
- Copia la URL del entorno, por ejemplo https://contoso.crm4.dynamics.com.
El registro de aplicación no necesita permisos de API. No hay ninguna solución que importar ni ningún cambio en tus tablas.
Conectar
En el espacio de trabajo, abre Integraciones y elige Dynamics 365. El asistente tiene seis pasos.
- Entorno: la URL, el inquilino, el cliente y la credencial.
- Prueba: muestra qué modos admite tu entorno.
- Qué se sincroniza: contactos y actividad, tablas de gestión de eventos, desencadenadores y clientes potenciales.
- Asignación: qué valor va a cada sitio y si se puede reemplazar un valor que ya está en Dynamics.
- Eventos: los eventos nuevos se sincronizan por defecto. Elige qué eventos existentes incluir. Lo que ocurrió antes de conectar solo se envía cuando lo pides con «Enviar todo ahora».
- Consentimiento: consulta la sección siguiente.
El consentimiento y el RGPD
Tú eres el responsable de los datos de tus asistentes, y la plataforma de eventos los trata por ti. Enviar inscripciones a tu propio CRM para organizar el evento es decisión tuya, y tu aviso de privacidad debe decirlo. No se sincroniza nada hasta que un administrador confirma que lo dice.
Puedes ir más allá y exigir una pregunta de consentimiento en cada evento. Si no hay casilla marcada, la persona no se envía. Las entradas del equipo y las plazas de equipo sin nombre nunca se envían.
El permiso de marketing es otra cuestión. Eso corresponde a la configuración de consentimiento de Customer Insights - Journeys. La plataforma de eventos no registra el consentimiento de marketing en Dynamics, aunque puedes asignar una respuesta de consentimiento a la columna que elijas.
Los contactos comerciales son del patrocinador. Solo llegan a tu CRM para los patrocinadores que elijas, solo mientras el visitante siga compartiendo sus datos, y no se envía nada más cuando deja de hacerlo.
Mientras funciona
Los cambios se envían en cuanto se producen. Una revisión cada 30 segundos recoge todo lo demás, como un nombre corregido en el mostrador. Si Dynamics pide que vaya más despacio, la conexión espera el tiempo que indique Dynamics.
Un registro que falla se reintenta hasta ocho veces a lo largo de aproximadamente un día. Después, se muestra con el error del propio CRM y un botón Reintentar. Cada asistente muestra su estado en el CRM en el espacio de trabajo, con «Volver a sincronizar».
Las credenciales se guardan en un almacén de claves, nunca en la base de datos. Al desconectar, la sincronización se detiene al instante y las credenciales se eliminan.
Prueba antes de tu evento
Conecta primero un entorno de prueba o de espacio aislado. Después:
- Inscribe a dos o tres asistentes de prueba y cancela uno.
- Registra la entrada de uno en la puerta y escanea un contacto comercial en un estand de prueba.
- Abre cada registro en Dynamics 365 y comprueba qué llegó y dónde.
- Activa un desencadenador, si los usas, y observa cómo empieza el recorrido.
- Elimina los registros de prueba.
Los clientes potenciales que crea la plataforma de eventos lo indican en su descripción, y sus notas en la escala de tiempo terminan con «Created by AttendBeacon». Los contactos que creó llevan esas notas. Así es fácil encontrarlos y eliminarlos.
Otros CRM
El mismo enfoque funciona con Salesforce, HubSpot, Pipedrive y Zoho CRM. Consulta todas las integraciones.