Les événements produisent des données dont votre CRM a besoin : qui s’est inscrit, qui est venu, à quelles sessions chacun a assisté, et quels visiteurs votre équipe a rencontrés sur un stand. Dans beaucoup d’équipes, faire entrer tout cela dans Dynamics 365 signifie un export CSV après l’événement et une journée à nettoyer les doublons.
La plateforme événementielle AttendBeacon fonctionne avec Dynamics 365 et Customer Insights - Journeys. Elle tient votre environnement à jour pendant que les inscriptions arrivent. Elle se connecte via l’API web de Dataverse, avec une inscription d’application qui vous appartient. Dynamics 365 est un produit Microsoft ; AttendBeacon est une plateforme événementielle indépendante.
Ce qui arrive dans Dynamics 365
Vous choisissez ce qui est écrit. Le test de connexion examine votre environnement et ne propose que ce qu’il contient.
- Contacts et activité AttendBeacon. Chaque personne devient un contact, ou est rapprochée d’un contact existant. Une note dans la chronologie du contact consigne chaque inscription, annulation, entrée et session suivie. Ce mode n’utilise que des tables standard : il fonctionne donc dans n’importe quel environnement.
- Tables de gestion des événements. Si votre environnement contient les tables de gestion des événements de Customer Insights - Journeys, l’événement, ses sessions, ses inscriptions et ses entrées y sont écrits. Les segments et les parcours peuvent alors les utiliser comme leurs propres données. Un billet annulé rend son inscription inactive.
- Déclencheurs des parcours en temps réel. Si vous avez créé des déclencheurs personnalisés dans Customer Insights - Journeys, chaque signal peut en activer un : inscrit, annulé, entré, ou prospect recueilli. Vos équipes marketing peuvent lancer des parcours à partir de ces déclencheurs. Une annulation ne met fin qu’au parcours de ce billet.
- Prospects. Les visiteurs qui ont accepté de partager leurs coordonnées avec un sponsor peuvent arriver comme prospects Dynamics, pour les sponsors que vous choisissez par événement. Chaque prospect est créé une seule fois, avec son évaluation et l’origine Trade Show. Ensuite, il appartient à votre équipe commerciale. Les modifications ultérieures côté événement n’écrasent jamais son travail.
Comment elle évite les doublons
Les doublons sont la principale raison pour laquelle on ne fait pas confiance aux données d’événement dans un CRM. La connexion y fait attention :
- Les contacts sont rapprochés par adresse e-mail, sur les trois colonnes d’e-mail.
- Les nouveaux contacts passent par vos propres règles de détection des doublons. Un doublon est signalé, pour qu’une personne le fusionne.
- Une correspondance inactive n’est pas dupliquée. On vous demande de la réactiver ou de la fusionner.
- Les valeurs que vous avez déjà sont conservées, sauf si vous choisissez de les remplacer dans le mappage. Les colonnes ne sont jamais vidées.
- Une entreprise est liée au compte qui porte exactement ce nom, s’il y en a exactement un. Aucun compte n’est jamais créé.
Avant de vous connecter
Votre administrateur Dynamics 365 effectue quelques opérations une seule fois. L’espace de travail affiche les mêmes étapes sous Comment se connecter.
- Inscrivez une application dans le centre d’administration Microsoft Entra. Choisissez uniquement cet annuaire d’organisation, sans URI de redirection. Copiez l’ID d’application (client) et l’ID de l’annuaire (locataire).
- Donnez-lui un identifiant. Un certificat est recommandé ; un secret client fonctionne aussi. Notez sa date d’expiration.
- Créez un rôle de sécurité dans l’environnement, dans le centre d’administration Power Platform. Il lui faut les privilèges indiqués dans l’espace de travail : contacts, comptes et notes, plus prospects et campagnes, les tables de gestion des événements et la lecture des déclencheurs, selon ce que vous synchronisez.
- Créez un utilisateur d’application pour l’application, dans la division racine, avec ce rôle. Il n’a besoin d’aucune licence.
- Facultatif : créez des déclencheurs personnalisés dans Customer Insights - Journeys et finalisez-les jusqu’à ce qu’ils soient prêts à l’emploi.
- Copiez l’URL de l’environnement, par exemple https://contoso.crm4.dynamics.com.
L’inscription d’application n’a besoin d’aucune autorisation d’API. Il n’y a pas de solution à importer ni de modification de vos tables.
Se connecter
Dans l’espace de travail, ouvrez Intégrations et choisissez Dynamics 365. L’assistant compte six étapes.
- Environnement : l’URL, le locataire, le client et l’identifiant.
- Test : indique les modes que votre environnement prend en charge.
- Synchronisation : contacts et activité, tables de gestion des événements, déclencheurs et prospects.
- Mappage : quelle valeur va où, et si une valeur déjà présente dans Dynamics peut être remplacée.
- Événements : les nouveaux événements sont synchronisés par défaut. Choisissez les événements existants à inclure. Ce qui s’est passé avant la connexion n’est envoyé que si vous le demandez avec Tout envoyer maintenant.
- Consentement : voir la section suivante.
Le consentement et le RGPD
Vous êtes responsable du traitement des données de vos participants, et la plateforme événementielle les traite pour votre compte. Envoyer les inscriptions vers votre propre CRM, pour l’organisation de l’événement, relève de votre décision, et votre politique de confidentialité doit le mentionner. Rien n’est synchronisé tant qu’un administrateur n’a pas confirmé qu’elle le mentionne.
Vous pouvez aller plus loin et exiger une question de consentement par événement. Sans case cochée, une personne n’est pas envoyée. Les billets de l’équipe et les places d’équipe sans nom ne sont jamais envoyés.
L’autorisation marketing est une autre question. C’est le rôle des paramètres de consentement de Customer Insights - Journeys. La plateforme événementielle n’enregistre pas le consentement marketing dans Dynamics, mais vous pouvez associer une réponse de consentement à la colonne de votre choix.
Les prospects appartiennent au sponsor. Ils n’arrivent dans votre CRM que pour les sponsors que vous choisissez, uniquement tant que le visiteur partage encore ses coordonnées, et plus rien n’est envoyé après qu’il a cessé de le faire.
Pendant le fonctionnement
Les modifications partent au fil de l’eau. Un passage toutes les 30 secondes rattrape tout le reste, comme un nom corrigé à l’accueil. Si Dynamics demande de ralentir, la connexion attend aussi longtemps que Dynamics l’indique.
Un enregistrement qui échoue est retenté jusqu’à huit fois sur environ une journée. Ensuite, il s’affiche avec l’erreur propre au CRM et un bouton Réessayer. Chaque participant affiche son statut CRM dans l’espace de travail, avec Resynchroniser.
Les identifiants sont conservés dans un coffre de clés, jamais dans la base de données. La déconnexion arrête immédiatement la synchronisation et supprime les identifiants.
Testez avant votre événement
Connectez d’abord un environnement de test ou un bac à sable. Ensuite :
- Inscrivez deux ou trois participants de test, et annulez-en un.
- Enregistrez l’entrée de l’un d’eux, et scannez un prospect sur un stand de test.
- Ouvrez chaque enregistrement dans Dynamics 365 et vérifiez ce qui est arrivé, et où.
- Activez un déclencheur, si vous en utilisez, et regardez le parcours démarrer.
- Supprimez les enregistrements de test.
Les prospects créés par la plateforme événementielle l’indiquent dans leur description, et ses notes de chronologie se terminent par « Created by AttendBeacon ». Les contacts qu’elle a créés portent ces notes. Ils sont ainsi faciles à retrouver et à supprimer.
Autres CRM
La même approche fonctionne pour Salesforce, HubSpot, Pipedrive et Zoho CRM. Consultez toutes les intégrations.