Sincronizar inscrições em eventos com o Dynamics 365 e o Customer Insights - Journeys

Os eventos produzem dados de que o seu CRM precisa: quem se inscreveu, quem veio, a que sessões assistiu e que visitantes a sua equipa conheceu num stand. Em muitas equipas, levar isso para o Dynamics 365 significa uma exportação CSV depois do evento e um dia a limpar duplicados.

A plataforma de eventos AttendBeacon funciona com o Dynamics 365 e o Customer Insights - Journeys. Mantém o seu ambiente atualizado enquanto as inscrições chegam. Liga-se através da Dataverse Web API, com um registo de aplicação que é seu. O Dynamics 365 é um produto da Microsoft; o AttendBeacon é uma plataforma de eventos independente.

O que chega ao Dynamics 365

Escolhe o que é escrito. O teste da ligação lê o seu ambiente e só oferece o que ele tem.

• Contactos e atividade do AttendBeacon. Cada pessoa torna-se um contacto, ou é associada a um contacto existente. Uma nota na cronologia do contacto regista cada inscrição, cancelamento, registo de entrada e sessão assistida. Este modo usa apenas tabelas padrão, por isso funciona em qualquer ambiente.
• Tabelas de gestão de eventos. Se o seu ambiente tiver as tabelas de gestão de eventos do Customer Insights - Journeys, o evento, as sessões, as inscrições e os registos de entrada são escritos aí. Os segmentos e os percursos podem então usá-los como seus. Um bilhete cancelado torna a respetiva inscrição inativa.
• Acionadores de percursos em tempo real. Se criou acionadores personalizados no Customer Insights - Journeys, cada sinal pode disparar um: inscrito, cancelado, entrada registada ou contacto comercial captado. A sua equipa de marketing pode iniciar percursos a partir deles. Um cancelamento termina apenas o percurso desse bilhete.
• Contactos comerciais. Os visitantes que aceitaram partilhar os seus dados com um patrocinador podem chegar como leads do Dynamics, para os patrocinadores que escolher em cada evento. Cada lead é criado uma única vez, com a sua classificação e a origem Trade Show. Depois disso, pertence à sua equipa de vendas. Alterações posteriores do lado do evento nunca substituem o trabalho dessa equipa.

Como evita duplicados

Os duplicados são a principal razão pela qual os dados de eventos não merecem confiança num CRM. A ligação tem cuidado com eles:

• Os contactos são associados pelo endereço de e-mail, nas três colunas de e-mail.
• Os novos contactos passam pelas suas próprias regras de deteção de duplicados. Um duplicado é comunicado, para que uma pessoa o junte.
• Uma correspondência inativa não é duplicada. É-lhe pedido que a reative ou junte.
• Os valores que já tem são mantidos, a menos que escolha substituí-los no mapeamento. As colunas nunca são esvaziadas.
• Uma empresa fica ligada à conta com exatamente esse nome, quando existe exatamente uma. Nunca são criadas contas.

Antes de ligar

O administrador do seu Dynamics 365 faz algumas coisas uma única vez. A área de trabalho mostra os mesmos passos em Como ligar.

1. Registe uma aplicação no centro de administração do Microsoft Entra. Escolha apenas este diretório organizacional, sem URI de redirecionamento. Copie o ID da aplicação (cliente) e o ID do diretório (inquilino).
2. Dê-lhe uma credencial de acesso. Recomenda-se um certificado; um segredo do cliente também funciona. Anote quando expira.
3. Crie uma função de segurança no ambiente, no centro de administração do Power Platform. Precisa dos privilégios indicados na área de trabalho: contactos, contas e notas, mais leads e campanhas, as tabelas de gestão de eventos e acesso de leitura aos acionadores, conforme o que sincronizar.
4. Crie um utilizador da aplicação para a aplicação, na unidade de negócio raiz, com essa função. Não precisa de licença.
5. Opcional: crie acionadores personalizados no Customer Insights - Journeys e conclua-os até estarem prontos a usar.
6. Copie o URL do ambiente, como https://contoso.crm4.dynamics.com.

O registo da aplicação não precisa de nenhuma permissão de API. Não há nenhuma solução para importar nem nenhuma alteração às suas tabelas.

Ligar

Na área de trabalho, abra Integrações e escolha Dynamics 365. O assistente tem seis passos.

1. Ambiente: o URL, o inquilino, o cliente e a credencial.
2. Teste: mostra que modos o seu ambiente suporta.
3. O que é sincronizado: contactos e atividade, tabelas de gestão de eventos, acionadores e leads.
4. Mapeamento: que valor vai para onde, e se um valor que já está no Dynamics pode ser substituído.
5. Eventos: os novos eventos são sincronizados por predefinição. Escolha que eventos existentes incluir. O que aconteceu antes de ligar só é enviado quando o pedir com «Enviar tudo agora».
6. Consentimento: veja a secção seguinte.

Consentimento e o RGPD

É o responsável pelo tratamento dos dados dos seus participantes, e a plataforma de eventos trata-os por sua conta. Enviar as inscrições para o seu próprio CRM, para organizar o evento, é decisão sua, e o seu aviso de privacidade tem de o dizer. Nada é sincronizado até um administrador confirmar que assim é.

Pode ir mais longe e exigir uma pergunta de consentimento em cada evento. Sem um visto, a pessoa não é enviada. Os bilhetes da equipa e os lugares de equipa sem nome nunca são enviados.

A autorização de marketing é outra questão. Isso cabe às definições de consentimento do Customer Insights - Journeys. A plataforma de eventos não regista o consentimento de marketing no Dynamics, embora possa mapear uma resposta de consentimento para uma coluna à sua escolha.

Os contactos comerciais pertencem ao patrocinador. Só chegam ao seu CRM para os patrocinadores que escolher, só enquanto o visitante continuar a partilhar os seus dados, e nada mais é enviado depois de deixar de o fazer.

Durante o funcionamento

As alterações saem à medida que acontecem. Uma verificação a cada 30 segundos apanha tudo o resto, como um nome corrigido no balcão. Se o Dynamics pedir para abrandar, a ligação espera o tempo que o Dynamics indicar.

Um registo que falha é tentado de novo até oito vezes, ao longo de cerca de um dia. Depois disso, aparece com o erro do próprio CRM e um botão Tentar de novo. Cada participante mostra o seu estado no CRM na área de trabalho, com «Sincronizar novamente».

As credenciais ficam guardadas num cofre de chaves, nunca na base de dados. Ao desligar, a sincronização para de imediato e as credenciais são apagadas.

Teste antes do seu evento

Ligue primeiro um ambiente de teste ou sandbox. Depois:

1. Inscreva dois ou três participantes de teste e cancele um.
2. Registe a entrada de um à porta e leia um contacto comercial num stand de teste.
3. Abra cada registo no Dynamics 365 e verifique o que chegou e onde.
4. Dispare um acionador, se os usar, e veja o percurso começar.
5. Apague os registos de teste.

Os leads criados pela plataforma de eventos dizem-no na descrição, e as notas na cronologia terminam com «Created by AttendBeacon». Os contactos que criou têm essas notas. Assim, é fácil encontrá-los e removê-los.

Outros CRM

A mesma abordagem funciona com Salesforce, HubSpot, Pipedrive e Zoho CRM. Veja todas as integrações.