AttendBeacon
Åbn arbejdsområdet

Guides til arrangører

Synkronisér eventtilmeldinger til Dynamics 365 og Customer Insights - Journeys

Dine salgs- og marketingteams arbejder i Dynamics 365. Dine eventtilmeldinger bør også ende der, uden eksporter og kopiér og indsæt.

Af Peter Ruiter 5 min. læsning

Events skaber data, som dit CRM-system har brug for: hvem der tilmeldte sig, hvem der kom, hvilke sessioner de deltog i, og hvilke besøgende dit team mødte på en stand. I mange teams betyder det at få det ind i Dynamics 365 en CSV-eksport efter eventet og en dag med at rydde op i dubletter.

Eventplatformen AttendBeacon arbejder sammen med Dynamics 365 og Customer Insights - Journeys. Den holder dit miljø opdateret, mens tilmeldingerne kommer ind. Den forbinder via Dataverse Web API med en appregistrering, som du ejer. Dynamics 365 er et Microsoft-produkt; AttendBeacon er en uafhængig eventplatform.

Det kommer ind i Dynamics 365

Du vælger, hvad der skrives. Forbindelsestesten læser dit miljø og tilbyder kun det, miljøet har.

  • Kontakter og AttendBeacon-aktivitet. Hver person bliver en kontakt eller matches med en eksisterende. En note på kontaktens tidslinje registrerer hver tilmelding, afmelding, indtjekning og session, personen har deltaget i. Denne tilstand bruger kun standardtabeller, så den virker i ethvert miljø.
  • Tabeller til eventstyring. Har dit miljø tabellerne til eventstyring fra Customer Insights - Journeys, skrives eventet, dets sessioner, tilmeldinger og indtjekninger der. Segmenter og journeys kan så bruge dem som deres egne. En annulleret billet gør tilmeldingen inaktiv.
  • Udløsere til realtidsjourneys. Har du oprettet brugerdefinerede udløsere i Customer Insights - Journeys, kan hvert signal udløse en: tilmeldt, afmeldt, tjekket ind eller kundeemne indsamlet. Dine marketingfolk kan starte journeys fra dem. En afmelding afslutter kun den billets journey.
  • Kundeemner. Besøgende, der har sagt ja til at dele deres oplysninger med en sponsor, kan komme ind som kundeemner i Dynamics for de sponsorer, du vælger pr. event. Hvert kundeemne oprettes én gang med sin vurdering og kundeemnekilden Trade Show. Derefter tilhører det dit salgsteam. Senere ændringer på eventsiden overskriver aldrig deres arbejde.

Sådan undgås dubletter

Dubletter er hovedårsagen til, at eventdata ikke nyder tillid i et CRM-system. Forbindelsen passer godt på dem:

  • Kontakter matches på e-mailadresse på tværs af alle tre e-mailkolonner.
  • Nye kontakter går gennem dine egne regler for registrering af dubletter. En dublet rapporteres, så en person kan flette den.
  • Et inaktivt match dubleres ikke. Du bliver bedt om at genaktivere eller flette det.
  • Værdier, du allerede har, bevares, medmindre du vælger at erstatte dem i tilknytningen. Kolonner tømmes aldrig.
  • En virksomhed knyttes til kontoen med præcis det navn, når der er præcis én. Konti oprettes aldrig.

Før du forbinder

Din Dynamics 365-administrator gør nogle få ting én gang. Arbejdsområdet viser de samme trin under Sådan forbinder du.

  1. Registrér en app i Microsoft Entra Administration. Vælg kun denne organisationsmappe og ingen omdirigerings-URI. Kopiér program-id'et (klient-id'et) og mappe-id'et (lejer-id'et).
  2. Giv den en legitimation. Et certifikat anbefales; en klienthemmelighed virker også. Notér, hvornår den udløber.
  3. Lav en sikkerhedsrolle i miljøet i Power Platform Administration. Den skal have de rettigheder, der står i arbejdsområdet: kontakter, konti og noter samt kundeemner og kampagner, tabellerne til eventstyring og læseadgang til udløsere, afhængigt af hvad du synkroniserer.
  4. Opret en programbruger til appen i rodforretningsenheden med den rolle. Den skal ikke have en licens.
  5. Valgfrit: opret brugerdefinerede udløsere i Customer Insights - Journeys, og gør dem færdige, indtil de er klar til brug.
  6. Kopiér miljøets URL, f.eks. https://contoso.crm4.dynamics.com.

Appregistreringen skal ikke have nogen API-tilladelse. Der er ingen løsning at importere og ingen ændring af dine tabeller.

Forbind

Åbn Integrationer i arbejdsområdet, og vælg Dynamics 365. Guiden har seks trin.

  1. Miljø: URL'en, lejeren, klienten og legitimationen.
  2. Test: viser, hvilke tilstande dit miljø understøtter.
  3. Hvad der synkroniseres: kontakter og aktivitet, tabeller til eventstyring, udløsere og kundeemner.
  4. Tilknytning: hvilken værdi der skal hvorhen, og om en værdi, der allerede står i Dynamics, må erstattes.
  5. Events: nye events synkroniseres som standard. Vælg, hvilke eksisterende events der skal med. Det, der skete, før du forbandt, sendes kun, når du beder om det med Send alt nu.
  6. Samtykke: se næste afsnit.

Samtykke og GDPR

Du er dataansvarlig for dine deltageres data, og eventplatformen behandler dem for dig. At sende tilmeldinger til dit eget CRM-system for at afvikle eventet er din beslutning, og din privatlivspolitik skal sige det. Intet synkroniseres, før en administrator bekræfter, at den gør.

Du kan gå videre og kræve et samtykkespørgsmål pr. event. Uden et flueben sendes personen ikke. Billetter til eventteamet og unavngivne teampladser sendes aldrig.

Tilladelse til markedsføring er en anden sag. Det klarer samtykkeindstillingerne i Customer Insights - Journeys. Eventplatformen registrerer ikke samtykke til markedsføring i Dynamics, men du kan knytte et svar om samtykke til en kolonne efter eget valg.

Kundeemner tilhører sponsoren. De når kun dit CRM-system for de sponsorer, du vælger, kun så længe den besøgende stadig deler sine oplysninger, og der sendes ikke mere, når vedkommende stopper.

Mens den kører

Ændringer sendes, mens de sker. En gennemgang hvert 30. sekund fanger alt andet, f.eks. et navn, der er rettet ved skranken. Beder Dynamics den om at sætte tempoet ned, venter forbindelsen så længe, som Dynamics siger.

En post, der fejler, forsøges igen op til otte gange over cirka et døgn. Derefter vises den med CRM-systemets egen fejl og en knap til Prøv igen. Hver deltager viser sin CRM-status i arbejdsområdet med Synkroniser igen.

Legitimationsoplysningerne opbevares i en key vault, aldrig i databasen. Når du afbryder forbindelsen, stopper synkroniseringen med det samme, og legitimationsoplysningerne slettes.

Test før dit event

Forbind først et test- eller sandkassemiljø. Derefter:

  1. Tilmeld to eller tre testdeltagere, og afmeld én.
  2. Tjek én ind ved indgangen, og scan et kundeemne ved en teststand.
  3. Åbn hver post i Dynamics 365, og tjek, hvad der kom ind og hvor.
  4. Udløs en udløser, hvis du bruger dem, og se journeyen starte.
  5. Slet testposterne.

Kundeemner, som eventplatformen opretter, siger det i deres beskrivelse, og dens noter på tidslinjen slutter med "Created by AttendBeacon". Kontakter, den har oprettet, har de noter. Det gør dem nemme at finde og fjerne.

Andre CRM-systemer

Den samme fremgangsmåde virker til Salesforce, HubSpot, Pipedrive og Zoho CRM. Se alle integrationer.

Alle guides