Anmeldungen zu Veranstaltungen mit Dynamics 365 und Customer Insights - Journeys synchronisieren

Veranstaltungen erzeugen Daten, die dein CRM braucht: wer sich angemeldet hat, wer gekommen ist, welche Sessions besucht wurden und welche Besucher dein Team am Stand getroffen hat. In vielen Teams heißt das, sie nach der Veranstaltung als CSV zu exportieren und einen Tag lang Duplikate zu bereinigen, bevor sie in Dynamics 365 stehen.

Die Veranstaltungsplattform AttendBeacon arbeitet mit Dynamics 365 und Customer Insights - Journeys zusammen. Sie hält deine Umgebung auf dem aktuellen Stand, während die Anmeldungen eingehen. Die Verbindung läuft über die Dataverse-Web-API, mit einer App-Registrierung, die dir gehört. Dynamics 365 ist ein Produkt von Microsoft; AttendBeacon ist eine unabhängige Veranstaltungsplattform.

Was in Dynamics 365 ankommt

Du wählst, was geschrieben wird. Der Verbindungstest liest deine Umgebung und bietet nur an, was sie hat.

• Kontakte und AttendBeacon-Aktivität. Jede Person wird zu einem Kontakt oder einem vorhandenen Kontakt zugeordnet. Eine Notiz in der Zeitachse des Kontakts hält jede Anmeldung, Stornierung, jeden Check-in und jede besuchte Session fest. Dieser Modus nutzt nur Standardtabellen und funktioniert daher in jeder Umgebung.
• Tabellen der Veranstaltungsverwaltung. Hat deine Umgebung die Tabellen der Veranstaltungsverwaltung von Customer Insights - Journeys, werden die Veranstaltung, ihre Sessions, Anmeldungen und Check-ins dort geschrieben. Segmente und Journeys können sie dann wie ihre eigenen nutzen. Ein storniertes Ticket setzt seine Anmeldung auf inaktiv.
• Echtzeit-Journey-Trigger. Wenn du in Customer Insights - Journeys benutzerdefinierte Trigger erstellt hast, kann jedes Signal einen davon auslösen: angemeldet, storniert, eingecheckt oder Lead erfasst. Dein Marketing kann damit Journeys starten. Eine Stornierung beendet nur die Journey dieses Tickets.
• Leads. Besucher, die zugestimmt haben, ihre Daten mit einem Sponsor zu teilen, können als Dynamics-Leads ankommen, für die Sponsoren, die du pro Veranstaltung wählst. Jeder Lead wird einmal angelegt, mit seiner Bewertung und der Lead-Quelle Trade Show. Danach gehört er deinem Vertrieb. Spätere Änderungen auf Seiten der Veranstaltung überschreiben dessen Arbeit nie.

Wie Duplikate vermieden werden

Duplikate sind der Hauptgrund, warum man Veranstaltungsdaten im CRM nicht vertraut. Die Verbindung geht sorgfältig damit um:

• Kontakte werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet, über alle drei E-Mail-Spalten hinweg.
• Neue Kontakte durchlaufen deine eigenen Duplikaterkennungsregeln. Ein Duplikat wird gemeldet, damit eine Person es zusammenführt.
• Ein inaktiver Treffer wird nicht dupliziert. Du wirst gebeten, ihn zu reaktivieren oder zusammenzuführen.
• Werte, die du schon hast, bleiben erhalten, es sei denn, du entscheidest dich in der Zuordnung dafür, sie zu ersetzen. Spalten werden nie geleert.
• Eine Firma wird mit dem Firmenkonto genau dieses Namens verknüpft, wenn es genau eines gibt. Firmenkonten werden nie angelegt.

Bevor du verbindest

Deine Dynamics-365-Administration erledigt einige Dinge einmalig. Der Arbeitsbereich zeigt dieselben Schritte unter So verbindest du.

1. Registriere eine App im Microsoft Entra Admin Center. Wähle nur dieses Organisationsverzeichnis, ohne Umleitungs-URI. Kopiere die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant).
2. Gib ihr eine Anmeldeinformation. Ein Zertifikat wird empfohlen; ein geheimer Clientschlüssel funktioniert auch. Notiere, wann sie abläuft.
3. Erstelle eine Sicherheitsrolle in der Umgebung, im Power Platform Admin Center. Sie braucht die im Arbeitsbereich aufgeführten Berechtigungen: Kontakte, Firmenkonten und Notizen, dazu Leads und Kampagnen, die Tabellen der Veranstaltungsverwaltung und Lesezugriff auf Trigger, je nachdem, was du synchronisierst.
4. Erstelle einen Anwendungsbenutzer für die App, in der Stammgeschäftseinheit, mit dieser Rolle. Er braucht keine Lizenz.
5. Optional: Erstelle benutzerdefinierte Trigger in Customer Insights - Journeys und stelle sie fertig, bis sie bereit für die Verwendung sind.
6. Kopiere die Umgebungs-URL, zum Beispiel https://contoso.crm4.dynamics.com.

Die App-Registrierung braucht keine API-Berechtigung. Es gibt keine Lösung zu importieren und keine Änderung an deinen Tabellen.

Verbinden

Öffne im Arbeitsbereich Integrationen und wähle Dynamics 365. Der Assistent hat sechs Schritte.

1. Umgebung: die URL, der Mandant, der Client und die Anmeldeinformation.
2. Test: zeigt, welche Modi deine Umgebung unterstützt.
3. Was synchronisiert wird: Kontakte und Aktivität, Tabellen der Veranstaltungsverwaltung, Trigger und Leads.
4. Zuordnung: welcher Wert wohin kommt und ob ein Wert, der schon in Dynamics steht, ersetzt werden darf.
5. Veranstaltungen: Neue Veranstaltungen werden standardmäßig synchronisiert. Wähle, welche bestehenden Veranstaltungen dazugehören. Was vor dem Verbinden passiert ist, wird nur gesendet, wenn du es mit „Jetzt alles senden“ anforderst.
6. Einwilligung: siehe den nächsten Abschnitt.

Einwilligung und die DSGVO

Du bist der Verantwortliche für die Daten deiner Teilnehmenden, und die Veranstaltungsplattform verarbeitet sie für dich. Anmeldungen zur Durchführung der Veranstaltung an dein eigenes CRM zu senden, ist deine Entscheidung, und deine Datenschutzerklärung muss das sagen. Nichts wird synchronisiert, bis eine Person mit Administrationsrechten das bestätigt.

Du kannst noch weiter gehen und pro Veranstaltung eine Einwilligungsfrage verlangen. Ohne Häkchen wird eine Person nicht gesendet. Crew-Tickets und unbenannte Teamplätze werden nie gesendet.

Die Erlaubnis für Marketing ist eine eigene Sache. Darum kümmern sich die Einwilligungseinstellungen in Customer Insights - Journeys. Die Veranstaltungsplattform erfasst keine Marketing-Einwilligung in Dynamics, du kannst aber eine Antwort auf eine Einwilligungsfrage einer Spalte deiner Wahl zuordnen.

Leads gehören dem Sponsor. Sie erreichen dein CRM nur für die Sponsoren, die du wählst, nur solange der Besucher seine Daten noch teilt, und danach wird nichts mehr gesendet.

Im laufenden Betrieb

Änderungen gehen raus, sobald sie passieren. Ein Durchlauf alle 30 Sekunden erfasst alles andere, etwa einen am Tresen korrigierten Namen. Bittet Dynamics darum, langsamer zu werden, wartet die Verbindung so lange, wie Dynamics es sagt.

Ein Datensatz, der fehlschlägt, wird bis zu acht Mal innerhalb von etwa einem Tag erneut versucht. Danach wird er mit dem Fehler des CRM und einer Schaltfläche Erneut versuchen angezeigt. Bei allen Teilnehmenden zeigt der Arbeitsbereich ihren CRM-Status, mit „Erneut synchronisieren“.

Die Anmeldeinformationen liegen in einem Key Vault, nie in der Datenbank. Wenn du die Verbindung trennst, stoppt die Synchronisierung sofort, und die Anmeldeinformationen werden gelöscht.

Vor deiner Veranstaltung testen

Verbinde zuerst eine Test- oder Sandbox-Umgebung. Dann:

1. Melde zwei oder drei Testpersonen an und storniere eine davon.
2. Checke eine am Eingang ein und scanne einen Lead an einem Teststand.
3. Öffne jeden Datensatz in Dynamics 365 und prüfe, was wo angekommen ist.
4. Löse einen Trigger aus, wenn du sie nutzt, und sieh zu, wie die Journey startet.
5. Lösche die Testdatensätze.

Leads, die die Veranstaltungsplattform anlegt, sagen das in ihrer Beschreibung, und ihre Notizen in der Zeitachse enden mit „Created by AttendBeacon“. Kontakte, die sie angelegt hat, tragen diese Notizen. So lassen sie sich leicht finden und entfernen.

Andere CRM-Systeme

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