Synchronizacja rejestracji na wydarzenia z Dynamics 365 i Customer Insights - Journeys

Wydarzenia dostarczają danych, których potrzebuje twój CRM: kto się zarejestrował, kto przyszedł, w których sesjach uczestniczył i których gości twój zespół poznał na stoisku. W wielu zespołach przeniesienie tego do Dynamics 365 oznacza eksport do CSV po wydarzeniu i dzień usuwania duplikatów.

Platforma do wydarzeń AttendBeacon współpracuje z Dynamics 365 i Customer Insights - Journeys. Aktualizuje twoje środowisko na bieżąco, w miarę napływu rejestracji. Łączy się przez Dataverse Web API, z rejestracją aplikacji, która należy do ciebie. Dynamics 365 to produkt Microsoft; AttendBeacon to niezależna platforma do wydarzeń.

Co trafia do Dynamics 365

Ty decydujesz, co jest zapisywane. Test połączenia odczytuje twoje środowisko i proponuje tylko to, co ono ma.

• Kontakty i aktywność AttendBeacon. Każda osoba staje się kontaktem albo zostaje dopasowana do istniejącego. Notatka na osi czasu kontaktu zapisuje każdą rejestrację, anulowanie, check-in i sesję, w której osoba uczestniczyła. Ten tryb używa wyłącznie standardowych tabel, więc działa w każdym środowisku.
• Tabele zarządzania wydarzeniami. Jeśli twoje środowisko ma tabele zarządzania wydarzeniami z Customer Insights - Journeys, wydarzenie, jego sesje, rejestracje i check-iny są zapisywane właśnie tam. Segmenty i podróże klienta mogą wtedy korzystać z nich jak z własnych. Anulowany bilet dezaktywuje swoją rejestrację.
• Wyzwalacze podróży w czasie rzeczywistym. Jeśli masz utworzone niestandardowe wyzwalacze w Customer Insights - Journeys, każdy sygnał może uruchomić jeden z nich: rejestracja, anulowanie, check-in lub pozyskany lead. Twoi marketerzy mogą od nich zaczynać podróże klienta. Anulowanie kończy tylko podróż tego jednego biletu.
• Leady. Goście, którzy zgodzili się udostępnić swoje dane sponsorowi, mogą trafić do Dynamics jako leady, w przypadku sponsorów wybranych dla danego wydarzenia. Każdy lead powstaje raz, z oceną i źródłem leada Trade Show. Potem należy do twojego zespołu sprzedaży. Późniejsze zmiany po stronie wydarzenia nigdy nie nadpisują jego pracy.

Jak unika duplikatów

Duplikaty to główny powód, dla którego dane z wydarzeń w CRM budzą nieufność. Połączenie pilnuje ich starannie:

• Kontakty są dopasowywane po adresie e-mail, we wszystkich trzech kolumnach e-mail.
• Nowe kontakty przechodzą przez twoje własne reguły wykrywania duplikatów. Duplikat zostaje zgłoszony, aby ktoś go scalił.
• Nieaktywne dopasowanie nie jest dublowane. Dostajesz prośbę o jego ponowną aktywację lub scalenie.
• Wartości, które już masz, zostają zachowane, chyba że w mapowaniu zdecydujesz się je zastępować. Kolumny nigdy nie są czyszczone.
• Firma łączy się z kontem o dokładnie tej nazwie, gdy jest dokładnie jedno takie konto. Konta nigdy nie są tworzone.

Zanim się połączysz

Administrator Dynamics 365 wykonuje kilka czynności jeden raz. Przestrzeń robocza pokazuje te same kroki w sekcji Jak połączyć.

1. Zarejestruj aplikację w centrum administracyjnym Microsoft Entra. Wybierz konta tylko w tym katalogu organizacyjnym, bez identyfikatora URI przekierowania. Skopiuj identyfikator aplikacji (klienta) i identyfikator katalogu (dzierżawy).
2. Nadaj jej poświadczenie. Zalecany jest certyfikat; klucz tajny klienta też działa. Zapisz, kiedy wygasa.
3. Utwórz rolę zabezpieczeń w środowisku, w centrum administracyjnym Power Platform. Potrzebuje uprawnień wymienionych w przestrzeni roboczej: kontakty, konta i notatki, a także leady i kampanie, tabele zarządzania wydarzeniami i odczyt wyzwalaczy, zależnie od tego, co synchronizujesz.
4. Utwórz użytkownika aplikacji dla tej aplikacji, w głównej jednostce biznesowej, z tą rolą. Nie potrzebuje licencji.
5. Opcjonalnie: utwórz niestandardowe wyzwalacze w Customer Insights - Journeys i dokończ je, aż będą gotowe do użycia.
6. Skopiuj URL środowiska, na przykład https://contoso.crm4.dynamics.com.

Rejestracja aplikacji nie potrzebuje żadnych uprawnień API. Nie ma rozwiązania do importu ani zmian w twoich tabelach.

Połącz

W przestrzeni roboczej otwórz Integracje i wybierz Dynamics 365. Kreator ma sześć kroków.

1. Środowisko: URL, dzierżawa, klient i poświadczenie.
2. Test: pokazuje, które tryby obsługuje twoje środowisko.
3. Co jest synchronizowane: kontakty i aktywność, tabele zarządzania wydarzeniami, wyzwalacze i leady.
4. Mapowanie: która wartość trafia dokąd i czy wartość, która już jest w Dynamics, może zostać zastąpiona.
5. Wydarzenia: nowe wydarzenia są synchronizowane domyślnie. Wybierz, które istniejące wydarzenia uwzględnić. To, co wydarzyło się przed połączeniem, jest wysyłane tylko na twoją prośbę, przyciskiem Wyślij wszystko teraz.
6. Zgoda: zobacz następną sekcję.

Zgoda i RODO

Jesteś administratorem danych swoich uczestników, a platforma do wydarzeń przetwarza je w twoim imieniu. Wysyłanie rejestracji do własnego CRM w celu prowadzenia wydarzenia to twoja decyzja, a twoja klauzula informacyjna musi o tym mówić. Nic nie jest synchronizowane, dopóki administrator tego nie potwierdzi.

Możesz pójść dalej i wymagać pytania o zgodę w każdym wydarzeniu. Bez zaznaczenia osoba nie zostaje wysłana. Bilety ekipy i nieimienne miejsca zespołu nigdy nie są wysyłane.

Zgoda marketingowa to osobna sprawa. Od tego są ustawienia zgód w Customer Insights - Journeys. Platforma do wydarzeń nie zapisuje zgody marketingowej w Dynamics, choć możesz zmapować odpowiedź na pytanie o zgodę na wybraną przez siebie kolumnę.

Leady należą do sponsora. Trafiają do twojego CRM tylko w przypadku wybranych przez ciebie sponsorów, tylko dopóki gość nadal udostępnia swoje dane, a gdy przestanie, nic więcej nie jest wysyłane.

Podczas działania

Zmiany są wysyłane na bieżąco. Przegląd co 30 sekund wyłapuje całą resztę, na przykład nazwisko poprawione przy stanowisku. Jeśli Dynamics poprosi o zwolnienie, połączenie czeka tak długo, jak wskaże Dynamics.

Rekord, którego nie udało się zapisać, jest ponawiany do ośmiu razy w ciągu mniej więcej doby. Potem jest pokazywany z własnym błędem CRM i przyciskiem Ponów. Każdy uczestnik ma w przestrzeni roboczej swój status w CRM, z opcją Synchronizuj ponownie.

Poświadczenia są przechowywane w magazynie kluczy, nigdy w bazie danych. Rozłączenie od razu zatrzymuje synchronizację i usuwa poświadczenia.

Przetestuj przed wydarzeniem

Najpierw połącz środowisko testowe lub piaskownicę. Potem:

1. Zarejestruj dwóch lub trzech testowych uczestników i anuluj jednego.
2. Zrób check-in jednego z nich przy wejściu i zeskanuj leada na testowym stoisku.
3. Otwórz każdy rekord w Dynamics 365 i sprawdź, co i gdzie dotarło.
4. Uruchom wyzwalacz, jeśli z nich korzystasz, i obserwuj start podróży klienta.
5. Usuń testowe rekordy.

Leady utworzone przez platformę do wydarzeń mówią o tym w swoim opisie, a jej notatki na osi czasu kończą się tekstem „Created by AttendBeacon”. Kontakty, które utworzyła, mają te notatki. Dzięki temu łatwo je znaleźć i usunąć.

Inne CRM-y

To samo podejście działa w Salesforce, HubSpot, Pipedrive i Zoho CRM. Zobacz wszystkie integracje.