Synkroniser påmeldinger til Dynamics 365 og Customer Insights - Journeys

Arrangementer gir data CRM-systemet ditt trenger: hvem som meldte seg på, hvem som kom, hvilke økter de var på, og hvilke besøkende teamet ditt møtte på en stand. I mange team betyr det å få dette inn i Dynamics 365 en CSV-eksport etter arrangementet og en dag med opprydding i duplikater.

Arrangementsplattformen AttendBeacon fungerer med Dynamics 365 og Customer Insights - Journeys. Den holder miljøet ditt oppdatert mens påmeldingene kommer inn. Den kobler til gjennom Dataverse Web API, med en appregistrering du eier. Dynamics 365 er et produkt fra Microsoft; AttendBeacon er en uavhengig arrangementsplattform.

Dette kommer inn i Dynamics 365

Du velger hva som skrives. Tilkoblingstesten leser miljøet ditt og tilbyr bare det som finnes der.

• Kontakter og aktivitet fra AttendBeacon. Hver person blir en kontakt, eller kobles til en eksisterende. Et notat på kontaktens tidslinje registrerer hver påmelding, avbestilling, innsjekking og økt personen var på. Denne modusen bruker bare standardtabeller, så den fungerer i alle miljøer.
• Tabeller for arrangementsadministrasjon. Har miljøet ditt tabellene for arrangementsadministrasjon i Customer Insights - Journeys, skrives arrangementet, øktene, påmeldingene og innsjekkingene dit. Segmenter og kundereiser kan da bruke dem som sine egne. En avbestilt billett gjør påmeldingen inaktiv.
• Utløsere for sanntidsreiser. Har du laget egendefinerte utløsere i Customer Insights - Journeys, kan hvert signal utløse én: påmeldt, avbestilt, sjekket inn eller lead registrert. Markedsførerne dine kan starte kundereiser fra dem. En avbestilling avslutter bare kundereisen for den billetten.
• Leads. Besøkende som har samtykket til å dele opplysningene sine med en sponsor, kan komme inn som leads i Dynamics, for sponsorene du velger per arrangement. Hvert lead opprettes én gang, med vurderingen og leadkilden Trade Show. Etter det tilhører det salgsteamet ditt. Senere endringer på arrangementssiden overskriver aldri arbeidet deres.

Slik unngås duplikater

Duplikater er hovedgrunnen til at arrangementsdata ikke får tillit i et CRM-system. Tilkoblingen er nøye med dem:

• Kontakter matches på e-postadresse, på tvers av alle tre e-postkolonnene.
• Nye kontakter går gjennom dine egne regler for duplikatsøk. Et duplikat rapporteres, slik at en person kan slå det sammen.
• Et inaktivt treff dupliseres ikke. Du blir bedt om å aktivere det igjen eller slå det sammen.
• Verdier du allerede har, beholdes, med mindre du velger å erstatte dem i tilordningen. Kolonner tømmes aldri.
• Et firma kobles til kontoen med nøyaktig det navnet, når det finnes nøyaktig én. Kontoer opprettes aldri.

Før du kobler til

Dynamics 365-administratoren din gjør noen ting én gang. Arbeidsområdet viser de samme stegene under Slik kobler du til.

1. Registrer en app i administrasjonssenteret for Microsoft Entra. Velg bare denne organisasjonskatalogen, uten omdirigerings-URI. Kopier program-ID-en (klient-ID-en) og katalog-ID-en (leier-ID-en).
2. Gi den en legitimasjon. Et sertifikat anbefales; en klienthemmelighet fungerer også. Noter når den utløper.
3. Lag en sikkerhetsrolle i miljøet, i administrasjonssenteret for Power Platform. Den trenger rettighetene som er oppført i arbeidsområdet: kontakter, kontoer og notater, pluss leads og kampanjer, tabellene for arrangementsadministrasjon og lesetilgang til utløsere, avhengig av hva du synkroniserer.
4. Opprett en programbruker for appen, i rotforretningsenheten, med den rollen. Den trenger ingen lisens.
5. Valgfritt: opprett egendefinerte utløsere i Customer Insights - Journeys og fullfør dem til de er klare til bruk.
6. Kopier miljøets URL, for eksempel https://contoso.crm4.dynamics.com.

Appregistreringen trenger ingen API-tillatelse. Det er ingen løsning å importere og ingen endring i tabellene dine.

Koble til

I arbeidsområdet åpner du Integrasjoner og velger Dynamics 365. Veiviseren har seks steg.

1. Miljø: URL-en, leieren, klienten og legitimasjonen.
2. Test: viser hvilke moduser miljøet ditt støtter.
3. Hva som synkroniseres: kontakter og aktivitet, tabeller for arrangementsadministrasjon, utløsere og leads.
4. Tilordning: hvilken verdi som går hvor, og om en verdi som allerede finnes i Dynamics, kan erstattes.
5. Arrangementer: nye arrangementer synkroniseres som standard. Velg hvilke eksisterende arrangementer som skal tas med. Det som skjedde før du koblet til, sendes bare når du ber om det med «Send alt nå».
6. Samtykke: se neste avsnitt.

Samtykke og GDPR

Du er behandlingsansvarlig for deltakernes opplysninger, og arrangementsplattformen behandler dem for deg. Å sende påmeldinger til ditt eget CRM-system for å gjennomføre arrangementet er din beslutning, og personvernerklæringen din må si det. Ingenting synkroniseres før en administrator bekrefter at erklæringen sier det.

Du kan gå lenger og kreve et samtykkespørsmål per arrangement. Uten avkrysning sendes ikke personen. Billetter for mannskap og plasser i et team uten navn sendes aldri.

Tillatelse til markedsføring er en egen sak. Det er jobben til samtykkeinnstillingene i Customer Insights - Journeys. Arrangementsplattformen registrerer ikke samtykke til markedsføring i Dynamics, men du kan tilordne et samtykkesvar til en kolonne du velger.

Leads tilhører sponsoren. De kommer bare inn i CRM-systemet ditt for sponsorene du velger, bare så lenge den besøkende fortsatt deler opplysningene sine, og ingenting mer sendes etter at de slutter.

Mens den kjører

Endringer sendes mens de skjer. En gjennomgang hvert 30. sekund fanger opp alt annet, for eksempel et navn som er rettet ved skranken. Ber Dynamics den om å senke farten, venter tilkoblingen så lenge Dynamics sier.

En post som feiler, prøves på nytt opptil åtte ganger over omtrent et døgn. Etter det vises den med CRM-systemets egen feilmelding og en knapp for å prøve igjen. Hver deltaker viser CRM-statusen sin i arbeidsområdet, med «Synkroniser på nytt».

Legitimasjonen oppbevares i et nøkkelhvelv, aldri i databasen. Frakobling stopper synkroniseringen med en gang og sletter legitimasjonen.

Test før arrangementet

Koble til et test- eller sandkassemiljø først. Deretter:

1. Meld på to eller tre testdeltakere, og avbestill én.
2. Sjekk inn én ved inngangen, og skann et lead på en teststand.
3. Åpne hver post i Dynamics 365 og sjekk hva som kom inn, og hvor.
4. Utløs en utløser, hvis du bruker dem, og se kundereisen starte.
5. Slett testpostene.

Leads som arrangementsplattformen oppretter, sier det i beskrivelsen, og notatene på tidslinjen slutter med «Created by AttendBeacon». Kontakter den har opprettet, har disse notatene. Det gjør dem lette å finne og fjerne.

Andre CRM-systemer

Den samme tilnærmingen fungerer for Salesforce, HubSpot, Pipedrive og Zoho CRM. Se alle integrasjoner.