Synkronisera anmälningar till Dynamics 365 och Customer Insights - Journeys

Evenemang ger data som ditt CRM behöver: vem som anmälde sig, vem som kom, vilka sessioner de var på och vilka besökare ditt team träffade i en monter. I många team betyder det en CSV-export efter evenemanget och en dag av att rensa bort dubbletter innan uppgifterna finns i Dynamics 365.

Evenemangsplattformen AttendBeacon fungerar med Dynamics 365 och Customer Insights - Journeys. Den håller din miljö uppdaterad medan anmälningarna kommer in. Den ansluter via Dataverse Web API, med en appregistrering som du äger. Dynamics 365 är en produkt från Microsoft; AttendBeacon är en oberoende evenemangsplattform.

Det här kommer fram i Dynamics 365

Du väljer vad som skrivs. Anslutningstestet läser av din miljö och erbjuder bara det som finns där.

• Kontakter och aktivitet från AttendBeacon. Varje person blir en kontakt, eller matchas mot en befintlig. En anteckning på kontaktens tidslinje registrerar varje anmälan, avbokning, incheckning och besökt session. Det här läget använder bara standardtabeller, så det fungerar i alla miljöer.
• Tabeller för evenemangshantering. Har din miljö tabellerna för evenemangshantering i Customer Insights - Journeys skrivs evenemanget, dess sessioner, anmälningar och incheckningar dit. Segment och kundresor kan då använda dem som sina egna. En avbokad biljett gör anmälan inaktiv.
• Triggers för kundresor i realtid. Har du skapat egna triggers i Customer Insights - Journeys kan varje signal utlösa en: anmäld, avbokad, incheckad eller lead insamlat. Dina marknadsförare kan starta kundresor från dem. En avbokning avslutar bara den biljettens kundresa.
• Leads. Besökare som har gått med på att dela sina uppgifter med en sponsor kan komma fram som leads i Dynamics, för de sponsorer du väljer per evenemang. Varje lead skapas en gång, med sitt betyg och leadkällan Mässa (Trade Show). Därefter tillhör den ditt säljteam. Senare ändringar på evenemangssidan skriver aldrig över deras arbete.

Så undviker den dubbletter

Dubbletter är det främsta skälet till att man inte litar på evenemangsdata i ett CRM. Anslutningen är noggrann med dem:

• Kontakter matchas på e-postadress, i alla tre e-postkolumnerna.
• Nya kontakter går igenom dina egna regler för dubblettidentifiering. En dubblett rapporteras, så att en person kan slå samman den.
• En inaktiv träff dupliceras inte. Du blir ombedd att återaktivera eller slå samman den.
• Värden som du redan har behålls, om du inte väljer att ersätta dem i mappningen. Kolumner töms aldrig.
• Ett företag kopplas till kontot med exakt det namnet, när det finns exakt ett. Konton skapas aldrig.

Innan du ansluter

Din administratör för Dynamics 365 gör några saker en gång. Arbetsytan visar samma steg under Så ansluter du.

1. Registrera en app i administrationscentret för Microsoft Entra. Välj endast den här organisationskatalogen, utan omdirigerings-URI. Kopiera program-ID (klient) och katalog-ID (klientorganisation).
2. Ge den en autentiseringsuppgift. Ett certifikat rekommenderas; en klienthemlighet fungerar också. Notera när den går ut.
3. Skapa en säkerhetsroll i miljön, i administrationscentret för Power Platform. Den behöver de behörigheter som listas i arbetsytan: kontakter, konton och anteckningar, plus leads och kampanjer, tabellerna för evenemangshantering och läsbehörighet till triggers, beroende på vad du synkroniserar.
4. Skapa en programanvändare för appen, i rotaffärsenheten, med den rollen. Den behöver ingen licens.
5. Valfritt: skapa egna triggers i Customer Insights - Journeys och slutför dem tills de är klara att använda.
6. Kopiera miljöns URL, till exempel https://contoso.crm4.dynamics.com.

Appregistreringen behöver ingen API-behörighet. Det finns ingen lösning att importera och inga ändringar i dina tabeller.

Anslut

Öppna Integrationer i arbetsytan och välj Dynamics 365. Guiden har sex steg.

1. Miljö: URL:en, klientorganisationen, klienten och autentiseringsuppgiften.
2. Test: visar vilka lägen din miljö stöder.
3. Vad som synkroniseras: kontakter och aktivitet, tabeller för evenemangshantering, triggers och leads.
4. Mappning: vilket värde som hamnar var, och om ett värde som redan finns i Dynamics får ersättas.
5. Evenemang: nya evenemang synkroniseras som standard. Välj vilka befintliga evenemang som ska tas med. Det som hände innan du anslöt skickas bara när du ber om det med Skicka allt nu.
6. Samtycke: se nästa avsnitt.

Samtycke och GDPR

Du är personuppgiftsansvarig för deltagarnas uppgifter, och evenemangsplattformen behandlar dem åt dig. Att skicka anmälningar till ditt eget CRM för att genomföra evenemanget är ditt beslut, och din integritetspolicy måste säga det. Inget synkroniseras förrän en administratör bekräftar att den gör det.

Du kan gå längre och kräva en samtyckesfråga per evenemang. Utan en bock skickas personen inte. Crewbiljetter och namnlösa teamplatser skickas aldrig.

Tillstånd till marknadsföring är en separat fråga. Det sköter samtyckesinställningarna i Customer Insights - Journeys. Evenemangsplattformen registrerar inte samtycke till marknadsföring i Dynamics, men du kan mappa ett svar på en samtyckesfråga till en kolumn du väljer.

Leads tillhör sponsorn. De når ditt CRM bara för de sponsorer du väljer, bara medan besökaren fortfarande delar sina uppgifter, och inget mer skickas när besökaren slutar.

Medan den körs

Ändringar skickas medan de sker. En genomgång var 30:e sekund fångar allt annat, till exempel ett namn som rättats vid disken. Om Dynamics ber den sakta ner väntar anslutningen så länge som Dynamics säger.

En post som misslyckas försöks igen upp till åtta gånger under ungefär ett dygn. Därefter visas den med CRM-systemets eget felmeddelande och knappen Försök igen. Varje deltagare visar sin CRM-status i arbetsytan, med Synkronisera igen.

Autentiseringsuppgifterna förvaras i ett nyckelvalv, aldrig i databasen. När du kopplar från stoppas synkroniseringen direkt och uppgifterna raderas.

Testa före ditt evenemang

Anslut först en test- eller sandlådemiljö. Sedan:

1. Anmäl två eller tre testdeltagare och avboka en.
2. Checka in en vid entrén och skanna en lead i en testmonter.
3. Öppna varje post i Dynamics 365 och kontrollera vad som kom fram och var.
4. Utlös en trigger, om du använder dem, och se kundresan starta.
5. Radera testposterna.

Leads som evenemangsplattformen skapar säger det i sin beskrivning, och dess anteckningar på tidslinjen slutar med Created by AttendBeacon. Kontakter som den skapat har de anteckningarna. Det gör dem lätta att hitta och ta bort.

Andra CRM-system

Samma tillvägagångssätt fungerar för Salesforce, HubSpot, Pipedrive och Zoho CRM. Se alla integrationer.