Partie 18 · Durée
Équipe et bénévoles
L'équipe dans AttendBeacon : invitez des bénévoles avec un billet d'équipe gratuit, définissez les rôles que chacun peut tenir, planifiez des créneaux à une entrée, dans une salle ou une zone sur le planning, et voyez le jour J qui est en service. Dans l'appli, l'équipe a son propre espace avec le prochain créneau, les consignes et une liste de tâches. Avec l'auto-inscription, les bénévoles choisissent eux-mêmes les créneaux ouverts, selon vos règles.
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- Les données de ces vidéos sont fictives : Beacon Summit est l’événement de démonstration.
Plus sur ce thème: Le jour J
Durée 2:29Partie 10Le contrôle d'entrée
Comment fonctionne le contrôle d'entrée dans AttendBeacon : des entrées avec leurs propres billets et leur capacité, le scanner sur n'importe quel téléphone avec vert, orange et rouge et la raison, les sessions comptées à l'entrée et à la sortie, la continuité quand le Wi-Fi lâche, l'inscription sur place à l'entrée, et l'annulation d'un pointage fait par erreur.
Durée 2:08Partie 11Imprimer les badges
Comment imprimer les badges dans AttendBeacon : la liste avec ce qui a été imprimé, quand et par qui ; des filtres par type de billet, entreprise, contrôle d'entrée et pas encore imprimé ; tout sélectionner ou quelques-uns ; l'aperçu dans l'ordre d'impression ; réimprimer un seul badge ; imprimer depuis le navigateur sur n'importe quelle imprimante ; et l'AttendBeacon Print Agent pour les imprimantes d'étiquettes Zebra et Brother, et pour les imprimantes couleur et DYMO via leurs pilotes.
Durée 1:50Partie 12Le concepteur de badges
Concevez les badges de Beacon Summit : choisissez le support, une mise en page, l'arrière-plan et les blocs du recto, donnez à chaque rôle une bande de couleur, et vérifiez le résultat avec les noms de vos participants, plié et déplié, avant d'imprimer.
Durée 2:25Partie 13Écrans de salle et bornes
Associez une télévision avec le code qu'elle affiche, choisissez ce qu'elle montre à tour de rôle (en cours et à suivre dans sa salle, les arrivées, le classement, les sponsors, un code d'enregistrement) et envoyez des annonces à tous les écrans. Puis une borne : une tablette à l'entrée où les participants scannent leur billet ou se retrouvent, confirment que c'est bien eux, et font imprimer leur badge.
Durée 1:45Partie 17Plans du lieu
Importez un plan par étage et placez-y des repères pour les salles, les stands et les services. Les participants ont dans l'appli une carte avec les étages, des filtres, la recherche et la liste de tous les lieux, Voir sur le plan depuis une session ou un exposant, et elle fonctionne hors ligne. Un écran de salle affiche Vous êtes ici, et la borne aide chacun à trouver son chemin.
Durée 2:35Partie 19Des chambres d'hôtel pour les personnes que vous accueillez
Organisez et payez des chambres d'hôtel pour vos intervenants, votre équipe, vos VIP et les invités de sponsors dans AttendBeacon : les hôtels et les chambres qu'ils vous réservent, une règle par rôle, le tableau de planification et ses alertes, l'attribution manuelle ou automatique, des rooming lists dont chaque version est conservée, et la page Votre hôtel dans l'application de l'événement. Pas un bloc de chambres pour les participants.
Durée 2:19Partie 20Déplacements, transferts et notes de frais
Planifiez dans AttendBeacon les déplacements des personnes que vous accueillez : un plan de voyage par invité avec vols et trains à leur propre heure, le tableau des arrivées et ses alertes, des transferts avec chauffeur et liste des passagers, des notes de frais vérifiées selon une règle par rôle, et les notes approuvées payées en un seul fichier SEPA. Les séjours à l'hôtel et les trajets réservés vont dans Apple et Google Wallet.
Durée 2:11Partie 21Restauration et plans de table
Planifiez les repas dans AttendBeacon : pour qui est chaque repas, les nombres comptés à partir des inscriptions, des options, de l'équipe et des intervenants, les régimes alimentaires de chacun, une fiche et un e-mail pour le traiteur qui disent ce qui a changé, des plans de table remplis selon vos règles avec listes de table et chevalets, et le régime et la table du participant dans l'application de l'événement.
Durée 1:59Partie 37Devenez bénévole
Chaque événement dans AttendBeacon peut avoir une page publique où chacun peut postuler comme bénévole, aux couleurs de l’événement et dans sa langue : ce que font les bénévoles, un aperçu des créneaux et un formulaire avec jours, rôles, langues et vos propres questions, confirmé par un code envoyé par e-mail. Les organisateurs examinent les candidatures à côté des créneaux, avec un plafond et une liste d’attente, et accepter quelqu’un en fait un membre de l’équipe, avec un billet d’équipe par e-mail.
Convaincu ? Essayez par vous-même.
Parcourez l’événement de démonstration comme le ferait un participant, ou ouvrez l’espace de travail et lancez le vôtre.