Parte 18 · Duración
Equipo y voluntarios
El equipo en AttendBeacon: invita a voluntarios con una entrada de equipo gratuita, define las funciones que puede hacer cada uno, planifica turnos en una puerta, una sala o una zona en el cuadrante y ve el día del evento quién está de servicio. En la app, el equipo tiene su propio espacio con su próximo turno, las instrucciones y una lista de comprobación. Con la autoasignación, los voluntarios eligen ellos mismos turnos libres, dentro de tus reglas.
- Este vídeo se reproduce desde el almacenamiento propio de AttendBeacon en la UE: sin reproductor de YouTube, sin cookies, sin rastreadores.
- Subtítulos en once idiomas: elige uno en CC, en el reproductor.
- Los datos de estos vídeos son inventados: Beacon Summit es el evento de demostración.
Más sobre este tema: El día del evento
Duración 2:29Parte 10Registro de entradas en la puerta
Cómo funciona el registro de entradas en AttendBeacon: puertas con sus propias entradas y aforo, el escáner en cualquier teléfono con verde, ámbar y rojo y el motivo, sesiones con recuento de entradas y salidas, seguir funcionando cuando cae el Wi-Fi, inscribir en la puerta a quien llega sin entrada y deshacer un registro hecho por error.
Duración 2:08Parte 11Imprimir acreditaciones
Cómo imprimir acreditaciones en AttendBeacon: la lista con lo impreso, cuándo y por quién; filtros por tipo de entrada, empresa, registro de entrada y aún sin imprimir; seleccionar todas o unas pocas; la vista previa en orden de impresión; reimprimir una sola; imprimir desde el navegador en cualquier impresora; y el AttendBeacon Print Agent para impresoras de etiquetas Zebra y Brother y para impresoras en color y DYMO a través de sus controladores.
Duración 1:50Parte 12El diseñador de acreditaciones
Diseña las acreditaciones de Beacon Summit: elige el material, una disposición, el fondo y los bloques del anverso, da a cada función una franja de color y comprueba el resultado con los nombres de tus asistentes, plegada y desplegada, antes de imprimir.
Duración 2:25Parte 13Pantallas de sala y quioscos
Vincula un televisor con el código que muestra, elige lo que muestra por turnos (ahora y a continuación en su sala, llegadas, la clasificación, patrocinadores, un código de registro) y envía anuncios a todas las pantallas. Después, un quiosco: una tableta en la puerta donde los asistentes escanean su entrada o se buscan, confirman que son ellos y se llevan su acreditación impresa.
Duración 1:45Parte 17Planos del recinto
Sube un plano por planta y coloca marcadores para salas, puestos y servicios. Los asistentes tienen un mapa en la app con plantas, filtros, búsqueda y una lista de todos los lugares, Ver en el mapa desde una sesión o un expositor, y sigue funcionando sin conexión. Una pantalla de sala muestra Estás aquí, y el quiosco ayuda a orientarse.
Duración 2:35Parte 19Habitaciones de hotel para tus invitados
Gestiona y paga habitaciones de hotel para tus ponentes, tu equipo, los VIP y los invitados de patrocinadores en AttendBeacon: hoteles y las habitaciones que te reservan, una política por rol, el tablero de planificación con sus avisos, asignación a mano o automática, listas de habitaciones con cada versión guardada y la página Tu hotel en la app del evento. No es un bloque de habitaciones para asistentes.
Duración 2:19Parte 20Viajes, recogidas y notas de gastos
Planifica en AttendBeacon los viajes de tus invitados: un plan de viaje por invitado con vuelos y trenes en su propia hora, el tablero de llegadas con sus avisos, traslados con conductor y lista de pasajeros, notas de gastos revisadas según una política por rol, y las aprobadas pagadas con un solo fichero SEPA. Las estancias de hotel y los viajes reservados van a Apple y Google Wallet.
Duración 2:11Parte 21Catering y planos de mesas
Planifica las comidas en AttendBeacon: para quién es cada comida, las cifras contadas a partir de inscripciones, complementos, equipo y ponentes, las necesidades alimentarias de todos, una hoja y un correo para el catering que dicen qué cambió, planos de mesas rellenados según tus reglas con listas de mesa y tarjetas de sitio, y la elección alimentaria y la mesa del asistente en la app del evento.
Duración 1:59Parte 37Hazte voluntario
Cada evento en AttendBeacon puede tener una página pública donde cualquiera se apunta como voluntario, con los colores del evento y en su idioma: lo que hacen los voluntarios, un adelanto de los turnos y un formulario con días, funciones, idiomas y tus propias preguntas, confirmado con un código por correo. La organización revisa las solicitudes junto a los turnos, con un límite y una lista de espera, y aceptar a alguien lo hace parte del equipo, con una entrada de equipo por correo.
¿Ya has visto bastante? Pruébalo tú.
Recorre el evento de demostración como lo haría un asistente, o abre el espacio de trabajo y empieza el tuyo.