Au sens du RGPD, en tant qu’organisateur, vous êtes généralement le responsable du traitement des données de vos participants. Votre plateforme événementielle est un sous-traitant qui les traite pour votre compte. Ce partage des rôles détermine l’essentiel de cette liste.
Chaque point indique ce qu’il faut vérifier en général, et comment cela fonctionne dans la plateforme événementielle AttendBeacon. Servez-vous-en pour comparer avec l’outil que vous utilisez, quel qu’il soit.
1. Ne demander que le nécessaire
Notez pourquoi vous demandez chaque champ. Si vous ne pouvez pas citer un usage, supprimez le champ.
- Le nom et l’e-mail sont nécessaires : le billet est nominatif et envoyé à la personne.
- L’entreprise et la fonction sont utiles sur les badges d’un événement professionnel, et n’apportent pas grand-chose à une rencontre. Dans la plateforme événementielle AttendBeacon, elles sont demandées par défaut et peuvent être désactivées pour chaque événement.
- Ne posez une question que pour les types de billets qui en ont besoin, pour qu’une question destinée aux intervenants n’atteigne pas tous les participants.
- Les besoins alimentaires et d’accessibilité peuvent révéler des informations de santé. Ne les demandez que si vous allez en tenir compte, expliquez pourquoi, et limitez les personnes qui voient les réponses.
2. Rendre le consentement réel
Le consentement doit être libre, spécifique et univoque. En pratique :
- Pas de cases précochées. Une question de consentement est une case que le participant coche lui-même. Dans la plateforme événementielle, personne ne peut la cocher à sa place, pas même un organisateur qui émet un billet.
- Une finalité par case. Les photos, les sponsors et votre lettre d’information font l’objet de trois questions distinctes.
- Pas de billet en échange du marketing. Ne faites pas dépendre l’inscription d’un consentement à la lettre d’information.
- Les sponsors sont un choix à part. Le partage des coordonnées avec les sponsors est facultatif, jamais obligatoire et jamais coché pour qui que ce soit. La collecte de contacts par scan ne fonctionne que pour les visiteurs qui ont accepté.
3. Informer les personnes de ce qui se passe
Votre politique de confidentialité doit indiquer qui vous êtes, ce que vous collectez, pourquoi, sur quelle base légale, qui le reçoit, combien de temps vous le conservez et comment les personnes peuvent exercer leurs droits. Parmi les destinataires figurent votre plateforme événementielle, votre prestataire de paiement, et tout CRM ou outil d’e-mailing que vous connectez.
Placez la politique là où les gens s’inscrivent. Par exemple, mettez-en le lien dans la FAQ de la page de votre événement et mentionnez-la dans vos questions de consentement.
Si vous envoyez les inscriptions vers votre CRM, dites-le. La connexion CRM de la plateforme événementielle ne synchronise rien tant qu’un administrateur n’a pas confirmé que la politique de confidentialité le couvre. Une liste Mailchimp ou Brevo ne reçoit que les personnes qui ont coché la question de consentement que vous avez choisie.
4. Avoir un accord de sous-traitance
Votre plateforme traite des données pour vous : il vous faut donc un accord de sous-traitance avec elle. Pour la plateforme événementielle AttendBeacon, les conditions indiquent que vous êtes le responsable du traitement et la plateforme le sous-traitant, et un accord de sous-traitance est disponible sur demande.
Tenez un registre de chaque sous-traitant que vous utilisez pour l’événement, avec ce que chacun reçoit.
5. Savoir où se trouvent les données
Demandez à votre fournisseur où les données sont stockées, et ce qui quitte l’UE.
La plateforme événementielle AttendBeacon fonctionne dans Microsoft Azure, au sein de l’UE. L’application et la base de données se trouvent dans la région Sweden Central. Les fichiers déposés, les clés et les journaux sont dans West Europe, aux Pays-Bas.
Certaines choses vont plus loin par nature. Les notifications push passent par le service push d’Apple, de Google ou de Mozilla, chiffrées de bout en bout. Un billet de portefeuille numérique est stocké par Apple ou Google quand un participant l’ajoute. Les e-mails aboutissent chez le fournisseur de messagerie de chaque destinataire. Microsoft est une entreprise américaine, et une entreprise américaine peut être soumise au droit des États-Unis. La page sur la souveraineté européenne en donne la liste complète.
6. Garder les données de carte hors de vos systèmes
Les données de carte et de compte bancaire ne devraient jamais passer par vos propres outils. Dans la plateforme événementielle, les participants paient sur la page de votre propre compte Mollie ou Stripe. La plateforme ne conserve que la référence et le statut du paiement.
7. Limiter qui voit quoi
Donnez à chaque personne l’accès dont son rôle a besoin, et rien de plus.
- L’équipe reçoit les outils de son entrée pendant son créneau.
- Les exposants ne reçoivent que les contacts des visiteurs qui ont accepté de partager leurs coordonnées.
- Les écrans de salle affichent les arrivées sous forme de chiffres, jamais de noms.
- Le classement affiche un prénom et une initiale, et chacun peut s’en retirer.
- Les résultats d’enquête sont présentés par question, sans noms.
8. Pas de traceurs sur vos pages d’inscription
Les outils de mesure d’audience et les pixels publicitaires sur une page d’inscription exigent généralement leur propre consentement. La plateforme événementielle AttendBeacon n’a aucun script de mesure d’audience ni de suivi sur son site web, dans l’espace de travail ou dans l’application de l’événement. Elle n’utilise que des cookies fonctionnels, comme celui qui maintient la connexion d’un participant.
9. Décider de la durée de conservation
Fixez une durée de conservation avant l’événement, pas après. Conservez les données des participants aussi longtemps que nécessaire pour l’événement et son suivi, et conservez les factures aussi longtemps que la législation fiscale l’exige.
Dans la plateforme événementielle, vous pouvez supprimer un événement tout de suite, ou programmer sa suppression à la date de votre choix. Ses inscriptions, ses entrées, ses fichiers et ses messages disparaissent avec lui. Les factures adressées à ses participants aussi : exportez donc d’abord ce que la législation fiscale vous oblige à conserver.
Certaines données disparaissent d’elles-mêmes :
- les réponses sensibles des confirmations des intervenants, 30 jours après l’événement
- les questions posées à l’assistant de l’événement, 30 jours après l’événement
- les fichiers d’un import, une fois l’événement créé
10. Répondre aux demandes des participants
Les personnes peuvent demander à consulter, corriger ou supprimer leurs données. Ayez une procédure, et répondez dans un délai d’un mois, le délai habituel du RGPD.
Dans l’application de l’événement AttendBeacon, les participants peuvent supprimer eux-mêmes leurs données avec Supprimer mes données. Ils confirment avec un code envoyé par e-mail, pour un événement ou pour tous les événements liés à cette adresse, et vous êtes informé quand ils le font. Pour une demande de consultation, exportez au format CSV la liste des participants avec leurs réponses et leurs entrées.
11. Anticiper une violation de données
Décidez à l’avance qui pilote, qui informe l’autorité de contrôle dans les 72 heures lorsque c’est obligatoire, et comment vous joignez le support de votre plateforme. Inscrivez ces noms dans votre plan d’événement.
En bref
- Chaque champ a une finalité.
- Chaque consentement a sa propre case, non cochée.
- Votre politique de confidentialité est accessible par un lien là où les gens s’inscrivent.
- Vous avez un accord de sous-traitance avec chaque sous-traitant.
- Vous savez où les données sont stockées et ce qui quitte l’UE.
- La durée de conservation est fixée avant l’événement.
- Vous pouvez répondre à une demande en moins d’un mois.
Pour savoir en détail comment la plateforme événementielle AttendBeacon traite les données, lisez la page sur la confidentialité.