Efter GDPR er du som arrangør som regel dataansvarlig for dine deltageres data. Din eventplatform er en databehandler, der behandler dem på dine vegne. Den fordeling præger det meste af denne liste.
Hvert punkt siger, hvad du generelt skal tjekke, og hvordan det fungerer i eventplatformen AttendBeacon. Brug det til at sammenligne med det værktøj, du bruger.
1. Spørg kun om det, du har brug for
Skriv ned, hvorfor du spørger om hvert felt. Kan du ikke nævne en anvendelse, så fjern feltet.
- Navn og e-mail er nødvendige: billetten er til en person og sendes til vedkommende.
- Virksomhed og stillingsbetegnelse er nyttige på badges ved et erhvervsevent og betyder ikke meget ved et meetup. I eventplatformen AttendBeacon spørges der om dem som standard, og de kan slås fra pr. event.
- Stil kun et spørgsmål til de billettyper, der har brug for det, så et spørgsmål til oplægsholdere ikke når ud til alle deltagere.
- Kosthensyn og behov for tilgængelighed kan afsløre helbredsoplysninger. Spørg kun om dem, hvis du vil handle på dem, sig hvorfor, og begræns, hvem der ser svarene.
2. Gør samtykket ægte
Samtykke skal være frivilligt, specifikt og utvetydigt. I praksis:
- Ingen forudafkrydsede felter. Et samtykkespørgsmål er et felt, som deltageren selv sætter kryds i. I eventplatformen kan ingen sætte krydset for dem, heller ikke en arrangør, der udsteder en billet.
- Ét formål pr. felt. Billeder, sponsorer og dit nyhedsbrev er tre separate spørgsmål.
- Ingen billet i bytte for markedsføring. Gør ikke tilmeldingen afhængig af samtykke til nyhedsbrevet.
- Sponsorer er et separat valg. At dele oplysninger med sponsorer er valgfrit, aldrig et krav og aldrig afkrydset for nogen. Scanning af kundeemner virker kun for besøgende, der har sagt ja.
3. Fortæl folk, hvad der sker
Din privatlivspolitik skal sige, hvem du er, hvad du indsamler, hvorfor, på hvilket retsgrundlag, hvem der modtager det, hvor længe du opbevarer det, og hvordan folk kan bruge deres rettigheder. Hvem der modtager det, omfatter din eventplatform, din betalingsudbyder og ethvert CRM- eller mailværktøj, du forbinder.
Placér politikken der, hvor folk tilmelder sig. Link f.eks. til den i FAQ'en på din eventside, og henvis til den i dine samtykkespørgsmål.
Sender du tilmeldinger til dit CRM-system, så sig det. Eventplatformens CRM-forbindelse synkroniserer intet, før en administrator bekræfter, at privatlivspolitikken dækker det. En liste i Mailchimp eller Brevo modtager kun personer, der har sat kryds i det samtykkespørgsmål, du har valgt.
4. Hav en databehandleraftale
Din platform behandler data for dig, så du skal have en databehandleraftale med den. For eventplatformen AttendBeacon siger vilkårene, at du er dataansvarlig, og at platformen er databehandler, og en databehandleraftale fås på anmodning.
Før en fortegnelse over hver databehandler, du bruger til eventet, med det, hver enkelt modtager.
5. Vid, hvor dataene ligger
Spørg din udbyder, hvor dataene opbevares, og hvad der forlader EU.
Eventplatformen AttendBeacon kører i Microsoft Azure i EU. Appen og databasen ligger i Sweden Central. Uploads, nøgler og logfiler ligger i West Europe i Nederlandene.
Nogle ting kommer længere væk i sagens natur. Pushbeskeder går gennem pushtjenesten hos Apple, Google eller Mozilla, krypteret fra ende til ende. En Wallet-billet opbevares af Apple eller Google, når en deltager tilføjer en. E-mail ender hos hver modtagers egen mailudbyder. Microsoft er en amerikansk virksomhed, og en amerikansk virksomhed kan være underlagt amerikansk lovgivning. Siden om EU-suverenitet viser det hele.
6. Hold kortoplysninger ude af dine systemer
Kort- og bankoplysninger bør aldrig gå gennem dine egne værktøjer. I eventplatformen betaler deltagerne på siden hos din egen Mollie- eller Stripe-konto. Platformen gemmer kun betalingens reference og status.
7. Begræns, hvem der ser hvad
Giv hver person den adgang, rollen kræver, og ikke mere.
- Eventteamet får værktøjerne til sin indgang under sin vagt.
- Udstillere får kun kundeemner fra besøgende, der har sagt ja til at dele.
- Lokaleskærme viser ankomster som antal, aldrig navne.
- Ranglisten viser et fornavn og et forbogstav, og alle kan forlade den.
- Resultater af spørgeskemaer vises pr. spørgsmål uden navne.
8. Hold sporing væk fra dine tilmeldingssider
Analyse- og annoncepixels på en tilmeldingsside kræver som regel deres eget samtykke. Eventplatformen AttendBeacon har ingen analyse- eller sporingsscripts på sit websted, i arbejdsområdet eller i eventappen. Den bruger kun funktionelle cookies, f.eks. den, der holder en deltager logget ind.
9. Beslut, hvor længe du opbevarer det
Fastsæt en opbevaringsperiode før eventet, ikke efter. Opbevar deltagerdata, så længe du har brug for dem til eventet og opfølgningen, og opbevar fakturaer så længe, som skattereglerne kræver.
I eventplatformen kan du slette et event nu eller planlægge sletningen til en dato, du vælger. Dets tilmeldinger, indtjekninger, filer og beskeder slettes med det. Det samme gør fakturaerne til deltagerne, så eksportér først det, skattereglerne kræver, at du gemmer.
Nogle data forsvinder af sig selv:
- følsomme svar fra oplægsholdernes bekræftelser, 30 dage efter eventet
- spørgsmål stillet til eventassistenten, 30 dage efter eventet
- filer fra en import, når eventet er bygget
10. Besvar anmodninger fra deltagere
Folk kan bede om at se, rette eller slette deres data. Hav en procedure, og svar inden for en måned, som er GDPR's almindelige frist.
I eventappen fra AttendBeacon kan deltagerne selv slette deres data med Slet mine data. De bekræfter med en kode sendt til deres e-mail, for ét event eller for alle events med den adresse, og du får besked, når de gør det. Ved en anmodning om at se sine data eksporterer du deltagerlisten med svar og indtjekninger til CSV.
11. Planlæg for et brud
Beslut på forhånd, hvem der leder arbejdet, hvem der underretter tilsynsmyndigheden inden for 72 timer, hvor det kræves, og hvordan du får fat i platformens support. Skriv de navne ind i din eventplan.
Den korte version
- Hvert felt har et formål.
- Hvert samtykke har sit eget felt uden kryds.
- Din privatlivspolitik er linket der, hvor folk tilmelder sig.
- Du har en databehandleraftale med hver databehandler.
- Du ved, hvor data opbevares, og hvad der forlader EU.
- Opbevaringsperioden er fastsat før eventet.
- Du kan besvare en anmodning inden for en måned.
Læs siden om privatliv for detaljerne om, hvordan eventplatformen AttendBeacon behandler data.