Etter personvernforordningen (GDPR) er du som arrangør vanligvis behandlingsansvarlig for deltakernes opplysninger. Arrangementsplattformen din er en databehandler som behandler dem på dine vegne. Den fordelingen former det meste av denne listen.
Hvert punkt sier hva du bør sjekke generelt, og hvordan det fungerer i arrangementsplattformen AttendBeacon. Bruk det til å sammenligne med verktøyet du bruker.
1. Spør bare om det du trenger
Skriv ned hvorfor du spør om hvert felt. Kan du ikke nevne en bruk, fjerner du feltet.
- Navn og e-post trengs: billetten gjelder en person og sendes til dem.
- Firma og stilling er nyttig på navneskilt på et bedriftsarrangement, og betyr lite på et meetup. I arrangementsplattformen AttendBeacon spørres det om dem som standard, og de kan slås av per arrangement.
- Still et spørsmål bare for billettypene som trenger det, slik at et spørsmål til foredragsholdere ikke når alle deltakere.
- Behov knyttet til kosthold og tilgjengelighet kan avsløre helseopplysninger. Spør bare om dem hvis du skal gjøre noe med dem, si hvorfor, og begrens hvem som ser svarene.
2. Gjør samtykket ekte
Samtykke må være frivillig, spesifikt og utvetydig. I praksis:
- Ingen forhåndsavkryssede bokser. Et samtykkespørsmål er en boks deltakeren krysser av selv. I arrangementsplattformen kan ingen krysse av for dem, heller ikke en arrangør som utsteder en billett.
- Ett formål per boks. Bilder, sponsorer og nyhetsbrevet ditt er tre separate spørsmål.
- Ingen billett mot markedsføring. Ikke gjør påmeldingen avhengig av samtykke til nyhetsbrev.
- Sponsorer er et eget valg. Å dele opplysninger med sponsorer er valgfritt, aldri påkrevd og aldri avkrysset for noen. Skanning av leads fungerer bare for besøkende som har samtykket.
3. Fortell folk hva som skjer
Personvernerklæringen din bør si hvem du er, hva du samler inn, hvorfor, på hvilket rettslig grunnlag, hvem som mottar det, hvor lenge du beholder det og hvordan folk kan bruke rettighetene sine. Hvem som mottar det, omfatter arrangementsplattformen din, betalingsleverandøren din og ethvert CRM- eller e-postverktøy du kobler til.
Plasser erklæringen der folk melder seg på. Du kan for eksempel lenke til den i de vanlige spørsmålene på arrangementssiden og vise til den i samtykkespørsmålene.
Sender du påmeldinger til CRM-systemet ditt, må du si det. CRM-tilkoblingen i arrangementsplattformen synkroniserer ingenting før en administrator bekrefter at personvernerklæringen dekker det. En liste i Mailchimp eller Brevo mottar bare personer som krysset av for samtykkespørsmålet du valgte.
4. Ha en databehandleravtale
Plattformen din behandler data for deg, så du trenger en databehandleravtale med den. For arrangementsplattformen AttendBeacon sier vilkårene at du er behandlingsansvarlig og plattformen er databehandler, og en databehandleravtale kan fås på forespørsel.
Før en oversikt over alle databehandlere du bruker for arrangementet, med hva hver av dem mottar.
5. Vit hvor dataene ligger
Spør leverandøren din hvor dataene lagres, og hva som forlater EU.
Arrangementsplattformen AttendBeacon kjører i Microsoft Azure i EU. Appen og databasen er i Sweden Central. Opplastinger, nøkler og logger er i West Europe, i Nederland.
Noe går lenger av natur. Pushvarsler går gjennom push-tjenesten til Apple, Google eller Mozilla, kryptert fra ende til ende. En lommebokbillett lagres av Apple eller Google når en deltaker legger den til. E-post havner hos hver mottakers egen e-postleverandør. Microsoft er et amerikansk selskap, og et amerikansk selskap kan være underlagt amerikansk lov. Siden om digital suverenitet i EU lister opp alt dette.
6. Hold kortopplysninger utenfor systemene dine
Kort- og bankopplysninger skal aldri gå gjennom dine egne verktøy. I arrangementsplattformen betaler deltakerne på siden til din egen Mollie- eller Stripe-konto. Plattformen lagrer bare betalingens referanse og status.
7. Begrens hvem som ser hva
Gi hver person den tilgangen rollen krever, og ikke mer.
- Mannskapet får verktøyene for sin inngang i løpet av vakten.
- Utstillere får leads bare fra besøkende som har samtykket til å dele.
- Romskjermer viser ankomster som antall, aldri navn.
- Resultatlisten viser et fornavn og en forbokstav, og alle kan forlate den.
- Resultater fra undersøkelser vises per spørsmål, uten navn.
8. Hold sporing borte fra påmeldingssidene
Analyse- og annonsepiksler på en påmeldingsside krever vanligvis eget samtykke. Arrangementsplattformen AttendBeacon har ingen analyse- eller sporingsskript på nettstedet, i arbeidsområdet eller i arrangementsappen. Den bruker bare funksjonelle informasjonskapsler, for eksempel den som holder en deltaker innlogget.
9. Bestem hvor lenge du beholder dataene
Fastsett en lagringstid før arrangementet, ikke etterpå. Behold deltakeropplysninger så lenge du trenger dem for arrangementet og oppfølgingen, og behold fakturaer så lenge skattereglene krever.
I arrangementsplattformen kan du slette et arrangement nå, eller planlegge slettingen til en dato du velger. Påmeldinger, innsjekkinger, filer og meldinger forsvinner sammen med det. Det gjør også fakturaene til deltakerne, så eksporter først det skattereglene krever at du beholder.
Noen data forsvinner av seg selv:
- sensitive svar fra foredragsholdernes bekreftelser, 30 dager etter arrangementet
- spørsmål stilt til arrangementsassistenten, 30 dager etter arrangementet
- filer fra en import, når arrangementet er bygget
10. Svar på forespørsler fra deltakere
Folk kan be om å se, rette eller slette opplysningene sine. Ha en fremgangsmåte, og svar innen en måned, som er standardfristen i GDPR.
I arrangementsappen fra AttendBeacon kan deltakerne slette sine egne data med Slett dataene mine. De bekrefter det med en kode som sendes til e-posten deres, for ett arrangement eller for alle arrangementer med den adressen, og du får beskjed når de gjør det. Ved en forespørsel om innsyn eksporterer du deltakerlisten med svar og innsjekkinger til CSV.
11. Planlegg for brudd
Bestem på forhånd hvem som leder, hvem som varsler tilsynsmyndigheten innen 72 timer der det kreves, og hvordan du når plattformens brukerstøtte. Skriv disse navnene inn i planen for arrangementet.
Kortversjonen
- Hvert felt har et formål.
- Hvert samtykke har sin egen boks, uten avkrysning.
- Personvernerklæringen din er lenket der folk melder seg på.
- Du har en databehandleravtale med hver databehandler.
- Du vet hvor dataene lagres, og hva som forlater EU.
- Lagringstiden er fastsatt før arrangementet.
- Du kan svare på en forespørsel innen en måned.
For detaljene om hvordan arrangementsplattformen AttendBeacon håndterer data, kan du lese personvernsiden.