Teil 37 · Länge
Werde Freiwillige oder Freiwilliger
Jede Veranstaltung in AttendBeacon kann eine öffentliche Seite haben, auf der sich alle als Freiwillige bewerben können, in den Farben der Veranstaltung und in ihrer Sprache: was Freiwillige tun, eine Vorschau der Schichten und ein Formular mit Tagen, Rollen, Sprachen und deinen eigenen Fragen, bestätigt mit einem Code per E-Mail. Veranstaltende prüfen Bewerbungen neben den Schichten, mit Obergrenze und Warteliste, und wer angenommen wird, gehört zur Crew, mit einem Crew-Ticket per E-Mail.
- Dieses Video kommt aus AttendBeacons eigenem Speicher in der EU: kein YouTube-Player, keine Cookies, keine Tracker.
- Untertitel in elf Sprachen: Wähle eine unter CC im Player.
- Die Daten in diesen Videos sind erfunden: Beacon Summit ist die Demonstrationsveranstaltung.
Mehr zu diesem Thema: Am Veranstaltungstag
Länge 2:29Teil 10Einlasskontrolle am Eingang
So funktioniert die Einlasskontrolle in AttendBeacon: Eingänge mit eigenen Tickets und Kapazität, der Scanner auf jedem Smartphone mit Grün, Gelb und Rot samt Grund, Sessions mit Ein- und Auszählung, Weiterarbeiten, wenn das Wi-Fi ausfällt, Vor-Ort-Anmeldungen am Eingang und das Rückgängigmachen eines versehentlichen Check-ins.
Länge 2:08Teil 11Namensschilder drucken
So druckst du Namensschilder in AttendBeacon: die Liste mit dem, was wann und von wem gedruckt wurde; Filter nach Ticketart, Firma, Check-in und noch nicht gedruckt; alle oder einige auswählen; die Vorschau in Druckreihenfolge; ein einzelnes Namensschild neu drucken; Drucken aus dem Browser auf jedem Drucker; und der AttendBeacon Print Agent für Etikettendrucker von Zebra und Brother sowie für Farb- und DYMO-Drucker über deren Treiber.
Länge 1:50Teil 12Der Namensschild-Designer
Gestalte die Namensschilder für den Beacon Summit: Wähle Material, Anordnung, Hintergrund und die Blöcke auf der Vorderseite, gib jeder Rolle einen Farbstreifen und prüfe das Ergebnis mit den Namen deiner Teilnehmenden, gefaltet und aufgeklappt, bevor du druckst.
Länge 2:25Teil 13Raumbildschirme und Kioske
Kopple einen Fernseher mit dem Code, den er zeigt, wähle, was er im Wechsel zeigt (jetzt und als Nächstes in seinem Raum, Ankünfte, die Rangliste, Sponsoren, einen Check-in-Code), und schick Ankündigungen an jeden Bildschirm. Dann ein Kiosk: ein Tablet am Eingang, an dem Teilnehmende ihr Ticket scannen oder sich suchen, bestätigen, dass sie es sind, und ihr Namensschild drucken lassen.
Länge 1:45Teil 17Lagepläne
Lade einen Grundriss pro Etage hoch und setze Pins für Räume, Stände und Einrichtungen. Teilnehmende bekommen in der App eine Karte mit Etagen, Filtern, Suche und einer Liste aller Orte, Auf der Karte zeigen von einer Session oder einem Aussteller aus, und sie funktioniert auch offline. Ein Raumbildschirm zeigt Du bist hier, und der Kiosk hilft beim Zurechtfinden.
Länge 2:11Teil 18Helferteam und Freiwillige
Das Helferteam in AttendBeacon: lade Freiwillige mit einem kostenlosen Helferticket ein, lege fest, welche Rollen sie übernehmen dürfen, plane Schichten an einem Eingang, in einem Raum oder einem Bereich im Dienstplan und sieh am Veranstaltungstag, wer im Dienst ist. In der App hat das Team einen eigenen Bereich mit der nächsten Schicht, der Einweisung und einer Checkliste. Mit Selbsteinteilung wählen Freiwillige offene Schichten selbst, nach deinen Regeln.
Länge 2:35Teil 19Hotelzimmer für die Menschen, die du einlädst
Organisiere und bezahle Hotelzimmer für Vortragende, Helferteam, VIPs und Gäste von Sponsoren in AttendBeacon: Hotels und die Zimmer, die sie für dich reservieren, eine Regel pro Rolle, das Planungsboard mit seinen Warnungen, Zuweisen von Hand oder automatisch, Zimmerlisten mit jeder gespeicherten Version und die Seite Dein Hotel in der App der Veranstaltung. Kein Zimmerkontingent für Teilnehmende.
Länge 2:19Teil 20Reisen, Abholungen und Spesenabrechnungen
Plane in AttendBeacon die Reisen der Menschen, die du einlädst: ein Reiseplan pro Gast mit Flügen und Zügen in ihrer eigenen Zeitzone, die Ankunftstafel mit ihren Warnungen, Abholfahrten mit Fahrer und Fahrgastliste, Spesenabrechnungen geprüft nach einer Regel pro Rolle, und genehmigte Abrechnungen bezahlt mit einer SEPA-Datei. Hotelaufenthalte und gebuchte Reisen landen in Apple und Google Wallet.
Länge 2:11Teil 21Verpflegung und Sitzpläne
Plane Mahlzeiten in AttendBeacon: für wen jede Mahlzeit ist, die Zahlen aus Anmeldungen, Zusatzleistungen, Helferteam und Vortragenden, die Ernährungswünsche aller, eine Übersicht und Mail für den Caterer, die sagen, was sich geändert hat, Sitzpläne nach deinen Regeln mit Tischlisten und Tischkarten, und die eigene Ernährungswahl und der Tisch der Teilnehmenden in der App der Veranstaltung.
Genug gesehen? Probier es selbst aus.
Klick dich durch die Demonstrationsveranstaltung wie eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer, oder öffne den Arbeitsbereich und starte deine eigene.